Delegacje i podróże służbowe w pigułce
Wyjazdy służbowe są bardzo często omawianym przez pracodawcę i firmowego księgowego zagadnieniem. Głównie dlatego, że wokół nich funkcjonuje sporo kontrowersji i powielanych mitów. Dzisiaj postaramy się omówić najważniejsze zagadnienia związane z delegacjami i podróżami służbowymi, aby rozliczanie ich w Waszej firmie było od tej pory łatwiejsze.
Jakie wydatki związane z delegacją pokrywa pracodawca, a jakie sam pracownik? Jakie są limity wydatków związanych z wyjazdem służbowym? Jak dokumentować takie wydatki? W jaki sposób rozliczyć podatek? Czy podróż służbowa i delegacja to to samo?
Okazuje się, że wyjazdy służbowe i delegacje mają różne definicje, a co za tym idzie także i skutki prawne. Podróże służbowe kolokwialnie nazywane delegacjami nie zawsze nimi są. Aby jednak rozwiać wszelkie wątpliwości, rozpocznijmy od zdefiniowania tych dwóch zagadnień.
ODDELEGOWANIE – pracodawca ma prawo oddelegować pracownika na pewien określony czas do innej miejscowości niż ta, która została zawarta w umowie o pracę. Zmiana taka musi być jednak aneksowana. Oddelegowanie nie jest podróżą służbową – w świetle prawa jest normalną pracą wynikającą z zapisów umowy o pracę. Pracownikowi oddelegowanemu nie przysługują żadne przywileje pracownika w podróży służbowej.
PODRÓŻ SŁUŻBOWA – obecnie w żadnych przepisach prawa podatkowego nie ma ujętej dokładnej definicji podróży służbowej, natomiast aby dobrze zobrazować to pojęcie, przywołamy definicję zawartą w nieistniejącym już rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 czerwca 1998 r, do której stosują się księgowi: za podróż służbową można uznać podróż tymczasową i incydentalną, w którą pracownik udaje się na wyraźne polecenie pracodawcy oraz w ramach wykonywanej pracy. Warunkiem koniecznym do zaistnienia podróży służbowej jest wyjazd poza miasto będące siedzibą firmy lub poza miasto (region) ujęte w umowie o pracę, na terenie którego pracownik świadczy stosunek pracy.
Podróż służbowa – podstawy formalne
Podstawą do odbycia podróży służbowej przez pracownika jest wydane przez pracodawcę polecenie wyjazdu służbowego.
Maksymalny czas trwania podróży służbowej oraz maksymalna liczba podróży w skali roku
Polskie prawo i przepisy regulujące stosunek pracy nie przewidują maksymalnego czasu trwania podróży służbowej ani nie określają maksymalnej ilości podróży służbowych. Teoretycznie pracownika można wysyłać na wiele delegacji, które łącznie mogą trwać nawet kilka miesięcy. Uważa się jednak, że podróż służbowa trwająca jednorazowo dłużej niż trzy miesiące powinna być traktowana jako oddelegowanie.
Praca i odpoczynek w podróży służbowej
W przypadku pracownika będącego w podróży służbowej za czas jego pracy uznaje się czas w całości pokrywający się z jego normalnymi godzinami pracy – będzie to więc wymiar godzinowy wynikający ze stosunku pracy. Dodatkowo, jeżeli „po godzinach” pracownik w czasie podróży służbowej również wykonuje zadania związane z pracą, czas na nie poświęcony należy doliczyć do wymiaru pracy.
Pracownikowi w czasie podróży służbowej przysługuje prawo do minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (łącznie 35 godzin w tygodniu). W wyjątkowych sytuacjach czas ten może być skrócony do 24 godzin w tygodniu, jednak wyłącznie w ściśle określonych okolicznościach. Jeżeli z jakichś powodów dojdzie do naruszenia czasu odpoczynku pracownika przez pracodawcę, np. z tytułu awarii, nieprzewidzianych wypadków czy sytuacji losowych, pracodawca ma obowiązek zrekompensować pracownikowi odpoczynek w innym terminie.
Wydatki związane z podróżami służbowymi
Każdy pracownik, który odbywa podróż służbową ma prawo do pokrycia części wydatków związanych z delegacją. O tym, jakie koszty pokryje pracodawca, wyraźnie mówi Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Pracodawcy, którzy nie należą do tej strefy, mają bardzo dużą swobodę w ustalaniu zasad rozliczania należności związanych z podróżami służbowymi. Warunki takie jednak zakład pracy musi wcześniej zawrzeć w regulaminie wynagradzania, w układzie zbiorowym pracy lub w umowie o prace.
Podróż służbowa w kraju – dieta
Każdemu pracownikowi wysłanemu w podróż służbową w kraju przysługuje tzw. dieta, czyli kwota niezbędna na pokrycie kosztów wyżywienia w czasie podróży. Od marca 2013 r. kwota ta jest ustalona na poziomie 30 zł. Jeżeli pracownik wyjeżdża na krócej niż dobę, dieta nie zawsze będzie mu się należała – w przypadku podróży do 8 godzin – dieta nie przysługuje, w przypadku podróży od 8 do 12 godzin pracownikowi należy się połowa stawki diety, natomiast podróże powyżej 12 godzin to pełna dieta. Jeżeli pracodawca zapewnił pracownikowi pełne wyżywienie (3 posiłki na dobę), dieta nie przysługuje. Jeśli wyżywienie jest niepełne i pracodawca zapewnił tylko 1 lub 2 posiłki, od kwoty diety (30 zł) odejmuje się odpowiednio 25% za każdy zapewniony posiłek.
Podróż służbowa – noclegi
Pracodawca musi również liczyć się z tym, że będzie musiał ponieść koszty noclegów pracownika. Nocleg musi być potwierdzony fakturą lub rachunkiem. Istnieje również opcja zryczałtowanego noclegu – jeżeli nie ma rachunku lub faktury, jednak ryczałt za nocleg jest stosunkowo niski – wynosi 150% diety, czyli zaledwie 45 zł. Dotyczy to w zasadzie niemal wyłącznie pracowników podróżujących samochodami z kabinami do spania. Ryczałt noclegowy stosuje się w sporadycznych sytuacjach – głównie, gdy pracownikowi nie zapewniono uprzednio odpowiedniego bezpłatnego noclegu lub gdy nie zdobył on odpowiedniego potwierdzenia (rachunku, faktury).
Podróż służbowa – dojazd na miejsce docelowe i powrót
Za wskazanie środka transportu, jakim podróż służbową odbędzie pracownik, odpowiedzialny jest pracodawca. To on decyduje o tym, czy pracownik na miejsce dojedzie pociągiem, autobusem, samochodem, samolotem, statkiem, metrem itp. Warto podkreślić, że jeżeli pracownik samodzielnie zmieni środek lokomocji, pracodawca nie musi zwracać mu kosztów przejazdu.
Pracownik może otrzymać całkowity zwrot kosztów podróży służbowej (dojazdu i powrotu), jednak musi posiadać potwierdzenie wydatków – fakturę lub rachunek. Pozostałe wydatki (bez rachunku i faktury), np. przejazdy autobusem, taksówką – mogą być rozliczone na podstawie ryczałtu w wysokości 20% dziennej diet,y czyli 6 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży. Zwrot kosztów nie przysługuje pracownikowi, który na miejsce dojeżdża służbowym autem, z zastrzeżeniem, że możliwy jest zwrot kosztów paliwa, jeżeli w czasie podróży służbowej pracownik musiał zatankować i opłacił paliwo z własnej kieszeni. Jeżeli pracownik, który udał się w delegację służbowym samochodem, na miejscu poruszał się środkami komunikacji miejskiej – ma prawdo domagać się zwrotu kosztów w zryczałtowanej formie.
Pracownik w podróż służbową może wybrać się również prywatnym pojazdem, o ile zgodę na to wyrazi pracodawca. W takiej sytuacji koszt zwrotu obliczane są na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Na podstawie w/w dokumentu ustala się stawkę za 1 km podróży.
Inne wydatki związane z podróżami służbowymi
W czasie podróży służbowej pracownik może ponosić również inne koszty – opłaty za bramki na autostradach, bilety wstępu, parkingi, wynajmy sprzętu, zakupy itp. Jeżeli pracownik posiada dokument potwierdzający poniesienie kosztów realnie związanych z podróżą służbową, przysługuje mu prawo do pełnego zwrotu poniesionych kosztów.
W niektórych przypadkach praktykuje się tzw. zaliczkę na poczet podróży służbowej. Jeśli pracodawca wie, że pracownika czekają spore wydatki w czasie delegacji, może powierzyć mu konkretną kwotę pieniędzy do rozdysponowania w czasie trwania podróży służbowej. Po powrocie z podróży służbowej pracownik ma maksymalnie 14 dni na dokonanie tzw. rozliczenia zaliczki.