Jak złożyć sprawozdanie finansowe

Zbliża się czas, kiedy należy złożyć sprawozdanie finansowe. W tym roku, tak jak w zeszłym, składamy je elektronicznie. Wszystkie firmy robiły to już rok temu – przynajmniej jedna osoba z zarządu założyła profil zaufany E-PUAP i profil na portalu E-KRS. Na portal E-KRS ta osoba złożyła sprawozdanie w formie pliku PFD używając do tej czynności autoryzacji przez profil zaufany.

Zmianą, jaka zaszła przy składaniu sprawozdań obecnie, jest konieczność podpisania sprawozdania przed jego wysłaniem przez wszystkich członków zarządu w sposób elektroniczny. Plik ten musi mieć też określony format XML. Oznacza, to, że każdy członek zarządu musi mieć profil zaufany. Podpis elektroniczny nanosi się na sprawozdanie, czyli podpis jest elementem pliku XML. Podpisy nanosi się kolejno, najpierw robi to księgowa, a następnie wszyscy członkowie zarządu. Plik XML jest przekazywany od jednej osoby do kolejnej i każdy musi wykonać procedurę wysłania pliku na portalu E-PUAP, podpisaniu go profilem zaufanym i pobraniu go z powrotem na komputer z naniesionym podpisem.

Jak to będzie wyglądało w praktyce?

1. Na wskazaną skrzynkę e-mail dostaną Państwo od nas sprawozdanie w wymaganej przez ministerstwo formie, czyli plik XML. Sprawozdanie takie będzie już nosiło na sobie elektroniczny podpis księgowej/ego, której/emu powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

2. Po otrzymaniu pliku od księgowej/ego, na sprawozdaniu musi podpisać się każdy członek zarządu. Aby to zrobić należy zalogować się na swój profil e-puap: (https://login.gov.pl/login/login?ssot=cvqnj225iw9gg0m5v8s3), wysłać plik sprawozdania z dysku, kliknąć ikonę „podpisz” i podpisać profilem zaufanym. Tak podpisany plik pobieramy z powrotem na dysk i wysyłamy do kolejnego członka zarządu. Po uzyskaniu wszystkich wymaganych podpisów sprawozdanie jest gotowe do jego złożenia. Podpisy należy złożyć do 31.03.2019 r.

3. Sprawozdanie składamy poprzez platformę E-KRS (https://ekrs.ms.gov.pl/). Wszyscy Państwo założyli już tam profile w zeszłym roku, posłużą Wam teraz do wysłania e-sprawozdania czyli pliku XML.

4. Wysyłka e-sprawozdania również wymaga autoryzacji, ale już tylko jednego członka zarządu – tego, na którego dane jest założony profil na E-KRS. Ta część wygląda tak samo, jak w zeszłym roku.

Sprawozdanie finansowe – pytania i odpowiedzi:

1. Nie wszyscy członkowie zarządu mają e-puap, czy może podpisać się tylko jeden z nich?

NIE. Podpisy na sprawozdaniu muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu.

2. Członek zarządu jest obcokrajowcem, jak ma podpisać sprawozdanie?

Obcokrajowiec bez numeru PESEL nie może założyć profilu zaufanego. Pozostaje mu wystąpienie o nadanie numeru PESEL i założenie profilu zaufanego. Aby jednak mógł podpisać się na sprawozdaniu koniecznym byłoby ujawnienie numeru PESEL w KRS online poprzez złożenie wniosku o wpis takiej zmiany. Taka procedura trwa kilka tygodni. Procedurą szybszą w takim przypadku jest wyrobienie sobie podpisu kwalifikowalnego – można tego dokonać również u zagranicznych dostawców – w ten sposób też można podpisać się na sprawozdaniu i je wysłać.

3. Czy podpisane sprawozdanie mam odesłać mojej księgowej?

NIE. Księgowa wyśle Państwu plik już podpisany przez siebie jako przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Na tym pliku podpisuje się zarząd. Po uzyskaniu wszystkich wymaganych podpisów, należy je wysłać poprzez portal e-krs. Konto na tym portalu ma przynajmniej członek zarządu i to on może się tam zalogować i potwierdzić wysyłkę swoim profilem zaufanym. Księgowa nie może złożyć sprawozdania w imieniu przedsiębiorcy, czyli nie może go wysłać autoryzując wysyłkę własnym podpisem.

4. Czy sprawozdanie finansowe trzeba złożyć do 31.03.2019?

NIE. Sprawozdanie należy złożyć do 15.07.2019r. Ale podpisy księgowej/ego i zarządu muszą się na nim znaleźć do 31.03.2019 r. Zatem podpisujemy sprawozdanie 31.03.2019r., wspólnicy zatwierdzają je do 30.06.2019r. i po tym mamy czas do 15.07.2019r. aby je wysłać wraz z uchwałą wspólników do E-KRS.

Instrukcję wysyłania e-sprawozdania przedstawimy w późniejszym terminie. Zapraszamy do kontaktu z naszym Biurem Rachunkowym GRIMP w razie jakichkolwiek wątpliwości.