Biuro rachunkowe Grimp Zielona Góra

Potrzebujesz pomocy, wsparcia, porady?
Zgłoś się do nas!

e-akta pracownicze i skrócony czas archiwizacji

e-akata pracownicze skrócony czas archiwizacji

Elektronizacja danych stale postępuje, a my stale musimy poddawać się nowym zasadom i dostosowywać do cyfryzacyjnego porządku. Kolejne zmiany, które dotyczą pracodawców, zaczęły obowiązywać z początkiem 2019 roku. W dużym skrócie: znacznemu skróceniu uległ czas przechowywania akt pracowniczych oraz ich charakter – od teraz dokumentacja będzie stricte elektroniczna. Co istotne, pracodawca będzie zobligowany dostarczać do ZUS-u nowego aktualnego zakresu danych co miesiąc. Dowiedz się więcej na temat tego, czym dokładnie są e-akta pracownicze i jak prawidłowo je przechowywać.

Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej – czym są e-akta pracownicze

Kodeks Pracy dokładnie definiuje, jakie akta i dokumenty pracownicze pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać. Zakłada także, w jaki sposób zbierać i prowadzić dokumentację. Innym dokumentem istotnym z punktu widzenia tej kwestii jest Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, wedle której „płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika”.

e-akta pracownicze – nowelizacja ustawy

Wprowadzona 10 stycznia b.r. nowelizacja zmienia te postanowienia – ma to na celu skrócenie okresu przechowywania akt pracownika oraz ich elektronizację. Czas przechowywania danych pracowniczych z 50 lat skraca się do 10. Firma powinna też prowadzić bazę danych o pracownikach w formie elektronicznej, nie papierowej jak dotychczas.
Celem pośrednim nowelizacji jest optymalizacja procesu prowadzenia i przechowywania dokumentów, do czego doprowadzi skrócenie czasu archiwizacji i wprowadzenie e-akt. Pracodawca dzięki temu może zmniejszyć swoje koszty, tak administracyjne, jak i związane z magazynowaniem. Dane przekazywane elektronicznie będą przechowywane również w zasobach ZUS, co dodatkowo ochroni pracowników przed potencjalną utratą danych przez pracodawcę.

Skrócona archiwizacja

Pracodawcy oraz zleceniodawcy będą mieli prawo do skróconego przechowywania dokumentacji pracowniczej (w formie e-akt) przez okres 10 lat. Okres ten naliczy się zawsze od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy zatrudnionego (bądź zakończyła się umowa zlecenie). Dotyczy to umów i stosunków pracy zawartych po 31 grudnia 2018.
Pracodawca może skrócony czas przechowywania danych zastosować do pracowników zatrudnionych w okresie 1 stycznia 1999 – 31 grudnia 2018, jednak aby takie prawo mu przysługiwało, musi złożyć do ZUS specjalne oświadczenie.

Obowiązek informacyjny pracodawcy

Pracodawca, który przekaże dane do ZUS (w formie raportu ZUS RIA), będzie zobligowany poinformować o tym zdarzeniu pracownika/zleceniobiorcę. Pracownik powinien otrzymać stosowną kopię raportu potwierdzającą, co pracodawca przekazał do ZUS.
Wszyscy pracodawcy muszą również przechowywać dane pracowników w „sposób gwarantujący zachowanie ich poufności, integralności, kompletności i dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba, że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”. Należy pamiętać również o zachowaniu warunków gwarantujących bezpieczeństwo danych przed uszkodzeniem i utratą.

Kary za niedostosowanie

ZUS przewiduje surowe kary dla firm za brak wprowadzenia nowych form przechowywania danych o pracownikach. Przedsiębiorcy powinni jeszcze w 2018 roku dostosować swoje programy kadrowo-płacowe do nowych wymogów, jednak jeśli jeszcze tego nie zrobili – teraz jest na to dosłownie ostatnia chwila.
Niezwykle istotne są również postanowienia RODO nakładające także na pracodawcę obowiązek ochrony danych osobowych pracowników. Za niedopatrzenia, nieprawidłowości i wycieki danych, pracodawcy grożą ogromne kary.

Jeśli nie masz pewności, czy Twoje działania kadrowe są zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami – zgłoś się do Biura Rachunkowego GRIMP. Przeprowadzimy audyt, ustalimy, jakie procedury są prowadzone w Twojej firmie i jeśli będzie taka konieczność, nadamy im właściwy tor.