Dwa samochody w jednoosobowej działalności gospodarczej
Każdego roku aktualizowane są regulacje dotyczące używania aut osobowych przez osoby prowadzące działalność gospodarczą. Właściciele firm jednoosobowych mają możliwość uwzględniania w kosztach operacyjnych wydatków na więcej niż jeden samochód, pod warunkiem, że jest to uzasadnione specyfiką działalności.
Często zdarza się, że przedsiębiorcy bez zatrudnionego personelu korzystają z kilku pojazdów w ramach swojej jednoosobowej działalności gospodarczej. W takich przypadkach może powstać pytanie, czy koszty związane z oboma samochodami mogą być wliczone do kosztów prowadzenia działalności.
Przepisy
W obowiązujących przepisach nie ma żadnych ograniczeń co do ilości pojazdów, które przedsiębiorca może wykorzystywać w ramach swojej działalności gospodarczej. Przepisy nie stawiają barier prawnych przed wykorzystaniem przez podatnika wielu samochodów osobowych, jeśli znajduje to uzasadnienie w charakterze jego biznesu. W związku z tym, podatnik ma prawo wliczać do kosztów uzyskania przychodu wydatki na utrzymanie dwóch pojazdów, pod warunkiem że są one logicznie i ekonomicznie uzasadnione oraz bezpośrednio związane z działalnością gospodarczą i generowanymi przez nią przychodami.
Definicja kosztów
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wszystkich wydatków poniesionych w celu generowania przychodów, z wyjątkiem tych, które są wyłączone na mocy art. 23 tej samej ustawy.
Oznacza to, że aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, musi on przyczyniać się do powstania lub zwiększenia przychodu, bądź też do utrzymania działalności generującej dochód. Tylko wtedy dany wydatek może być zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu.
Podatek dochodowy
Regulacje prawne nie nakładają ograniczeń na wykorzystywanie różnorodnych środków transportu w działalności gospodarczej, ani na liczbę posiadanych pojazdów. Kluczowym warunkiem, aby wydatki na zakup samochodu osobowego mogły być uznane za koszty uzyskania przychodu, jest ich wykorzystanie w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Decyzję o tym, które środki trwałe, zarówno ruchome jak i nieruchomości, są niezbędne do działalności i jakie z nich będą rozliczane jako środki trwałe, podejmuje sam podatnik.
Przedsiębiorcy mają więc możliwość zaliczenia do kosztów wszystkich wydatków, pod warunkiem że mogą one wykazać ich zasadność oraz bezpośredni związek z działalnością jednoosobową. Wydatki te muszą mieć wpływ na poziom generowanego przychodu. W przypadku posiadania w firmie więcej niż jednego samochodu, każdy z nich jest rozliczany w ten sam sposób, z uwzględnieniem wydatków na ich utrzymanie i eksploatację.
VAT
Podatnicy mają możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, ale tylko w zakresie, w którym nabywane towary i usługi służą celom działalności gospodarczej.
Zgodnie z art. 86a ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), w przypadku wydatków na pojazdy samochodowe, odliczane może być jedynie 50% kwoty podatku VAT, która wynika z faktur otrzymanych przez podatnika, zgodnie z art. 86 ust. 2 tej ustawy. Jeżeli jednak przedsiębiorca wykorzystuje samochód wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością, możliwe jest odliczenie 100% naliczonego podatku VAT.
Aby móc w pełni odliczyć VAT od wydatków związanych z najmem i użytkowaniem samochodu osobowego wykorzystywanego wyłącznie w działalności gospodarczej, konieczne jest złożenie w urzędzie skarbowym formularza VAT-26 w ciągu 7 dni od daty poniesienia pierwszego wydatku związanego z jego użytkowaniem. Ponadto, należy określić zasady wykorzystywania pojazdu na potrzeby biznesowe i założyć, a następnie prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu od dnia rozpoczęcia jego użytkowania.
Leasing
Jako leasingobiorca, podatnik ma prawo wliczać do kosztów uzyskania przychodów elementy finansowe związane z leasingiem finansowym. Obejmuje to część odsetkową opłat leasingowych, odpisy amortyzacyjne z tytułu zużycia pojazdu, koszty związane z bieżącą eksploatacją auta oraz opłaty za ubezpieczenia komunikacyjne, pod warunkiem że z umowy leasingowej wynika obowiązek ich pokrywania przez podatnika. Należy jednak mieć na uwadze ograniczenia dotyczące wysokości tych wydatków, określone w art. 23 ust. 4, ust. 46a oraz ust. 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), które mogą wpłynąć na końcową kwotę kosztów, jakie podatnik jest uprawniony odliczyć.
Podsumowanie
Rozliczenie kosztów związanych z eksploatacją dwóch samochodów w działalności gospodarczej jest dopuszczalne, gdy specyfika tej działalności (na przykład jej skala, sposób świadczenia usług) uzasadnia używanie dwóch pojazdów. Przepisy nie wymagają, aby samochody różniły się między sobą pod kątem przeznaczenia lub budowy. Uzasadnieniem może być na przykład efektywność kosztowa drugiego pojazdu, jak w przypadku wyboru samochodu hybrydowego lub elektrycznego zamiast tradycyjnego z silnikiem benzynowym lub diesla.
Organy skarbowe akceptują również sytuacje, w których drugi pojazd służy jako zapas w razie awarii lub potrzeby serwisowania pierwszego auta, co zapewnia ciągłość działalności i ochronę źródła przychodów. Taka praktyka znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych. Wydatki na oba pojazdy, w granicach określonych przez ustawę, mogą być zatem uznane za koszty uzyskania przychodu.
Inne uzasadnione przypadki to na przykład zatrudnienie pracowników korzystających z samochodów służbowych lub potrzeba dojazdów do klientów poza miejscowością, w której przedsiębiorca ma swoją siedzibę. W takich sytuacjach, nabycie lub leasing drugiego samochodu, pełniącego funkcję pojazdu rezerwowego, jest uzasadnione i umożliwia podatnikowi zapewnienie nieprzerwanej możliwości obsługi klienta, niezależnie od okoliczności.