Ruchome miejsce pracy a podróże służbowe i delegacje.

Wielu przedsiębiorców stawia sobie pytanie, jak można w legalny sposób umożliwić pracownikom otrzymanie środków finansowych, które nie są obciążone różnymi daninami publicznymi, w tym składkami ZUS. Dodatkowym dylematem jest kwestia umożliwienia pracownikowi pracy w różnorodnych lokalizacjach, nie tylko w głównej siedzibie firmy, ale również poza nią. Te kwestie stają się jeszcze bardziej skomplikowane, gdy dodamy do nich problematykę związaną z podróżami służbowymi oraz dietami. Te tematy od lat są źródłem debat i różnorodnych interpretacji.

Rozumienie pojęcia “podróż służbowa” zazwyczaj opiera się na definicji, która zakłada, że pracownik opuszcza obszar miejscowości, w której znajduje się siedziba firmy lub jego stałe miejsce pracy, by wykonać zadanie delegowane przez pracodawcę. W przypadku osób z wyraźnie określonym miejscem pracy, takim jak siedziba firmy lub konkretny zakład pracy, nie ma większych wątpliwości. Jednak może się to skomplikować dla tych, którzy pracują w charakterze mobilnym – jak przedstawiciele handlowi, konwojenci czy pracownicy sektora budowlanego, którzy wykonują prace w miejscach, gdzie obecnie prowadzone są działania budowlane. Określenie, czy tacy pracownicy są aktualnie w podróży służbowej, może być trudne. Kluczowe znaczenie może mieć w tym kontekście treść umowy o pracę i sposób określenia miejsca świadczenia pracy w niej zawarty.

Znaczący wyrok w tej materii zapadł w Sądzie Najwyższym 28 czerwca 2012 r. (sygn. akt II UK 284/11). Sprawa dotyczyła sporu pomiędzy ZUS a budowlaną firmą dotyczącą tego, czy koszty związane z dojazdami i noclegami dla pracowników pracujących na budowach w różnych miejscach w Polsce mogą być klasyfikowane jako koszty podróży służbowej, a tym samym być zwolnione z obciążenia składkami na ubezpieczenie społeczne. Sąd Najwyższy, opierając się na głębokiej analizie cech charakterystycznych dla podróży służbowych, uznał, że podróż służbowa jest wydarzeniem nadzwyczajnym, sporadycznym i różniącym się od codziennych obowiązków pracowniczych. Jeśli w umowie o pracę miejsce pracy jest określone jako “mobilne” lub “zmienne”, Sąd Najwyższy uważa, że poszczególne, konkretne miejsca, do których pracownik jest delegowany, są traktowane jako stałe miejsca pracy.

Adekwatne określenie miejsca pracy w umowie z pracownikiem oraz decyzja dotycząca podróży służbowej mają kluczowe znaczenie dla właściwego obciążenia podatkowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne. Jeśli pracownik ma określone w umowie “zmienne” miejsce pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych zwykle uzna, że wszelkie wypłaty (zwrot kosztów podróży, diety) oraz świadczenia w naturze są podstawą do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne oraz stanowią przychód pracownika w świetle przepisów o PIT.