Biuro rachunkowe Grimp Zielona Góra

Potrzebujesz pomocy, wsparcia, porady?
Zgłoś się do nas!

Outsourcing księgowy

Outsourcing: zalety przekazania prowadzenia księgowości zewnętrznym biurom rachunkowym

Outsourcing księgowości to termin określający przekazanie usług księgowych zewnętrznemu usługodawcy. Wiele przedsiębiorstw korzysta z outsourcingu w takich dziedzinach jak doradztwo prawne i podatkowe czy usługi IT. Przekazanie prowadzenia ksiąg finansowych na zewnątrz to w Polsce stosunkowo nowe rozwiązanie. Praktyka ta wciąż wzbudza wiele wątpliwości. Jakie są zalety takiego modelu działalności i z jakiego powodu coraz większa ilość przedsiębiorców decyduje się na outsourcing księgowości?

7 zalet outsourcingu usług księgowych

1. Redukcja kosztów prowadzenia księgowości

Zgodnie z obliczeniami Rödl & Partner, międzynarodowej firmy świadczącej zintegrowane usługi profesjonalne w obszarze audytu, doradztwa prawnego, doradztwa podatkowego, księgowości finansowej, obsługi kadr i płac oraz doradztwa, outsourcing usług księgowych pozwala na oszczędności rzędu 20 do 50 procent łącznych kosztów prowadzenia wewnętrznej księgowości. Z czego wynika tak duża różnica? Poniżej prezentujemy szczegółowy wykaz części składowych, przypadających na koszty usług księgowych (zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych):

a) koszty techniczne
Zakup sprzętu komputerowego; zakup oprogramowania (system operacyjny, programy użytkowe, programy antywirusowe, itp.); zakup specjalistycznego oprogramowania finansowo-księgowego; koordynacja procesu (analiza ofert i umów, transport i instalacja sprzętu, instalacja oprogramowania, itp.); szkolenia w zakresie obsługi sprzętu i oprogramowania; koszty licencji; bieżąca konserwacja sprzętu, oprogramowania i administracja systemu.

b) koszty osobowe
Są to nie tylko wynagrodzenia, premie, składki na ubezpieczenia, lecz również takie koszty jak np.: obsługa wyżej wymienionych składników; koszty nieobecności księgowego (urlop lub zwolnienie chorobowe); rekrutacja księgowego; ryzyko popełnienia istotnych błędów przez księgowego; szkolenia.

c) koszty logistyczne
Oprócz artykułów biurowych, wyposażenia biura oraz kosztów powierzchni biurowej zaliczają się do nich przede wszystkich koszty utrzymania powierzchni do przechowywania dokumentacji (również wirtualnej) oraz systemu obiegu tych dokumentów.

Outsourcing usług księgowych zapewnia przedsiębiorcy możliwość ponoszenia stałych, zryczałtowanych kosztów miesięcznych. W związku z tym przedsiębiorca nie musi troszczyć się o poszczególne składniki tych kosztów. Dodatkową zaletą zewnętrznej księgowości jest również efektywniejsza organizacja budżetowania oraz kontrolingu kosztów. A co jeszcze bardziej istotne: te wydatki podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania.
Dlaczego usługodawca, oferujący outsourcing księgowości, jest w stanie umożliwić oszczędności rzędu 20-50% łącznych kosztów prowadzenia wewnętrznej księgowości? Główna różnica polega na tym, że większość stałych kosztów rozkłada się na większą liczbę klientów. Poza tym dobre biuro rachunkowe specjalizuje się wyłącznie w takiej działalności i dzięki temu wciąż optymalizuje swoje działania, co prowadzi do obniżania kosztów.

2. Doświadczenie i profesjonalizm

Usługodawca, który oferuje prowadzenie zewnętrznej księgowości, wie jak znaleźć na rynku najlepszych pracowników. Dział HR takiego przedsiębiorcy specjalizuje się w znajdowaniu specjalistów o wysokich kompetencjach w dziedzinie księgowości. Dodatkowo usługodawcy i ich pracownicy zbierają w pracy z wieloma klientami doświadczenie oraz zdobywają wiedzę za pomocą różnorodnych systemów – dzięki temu biuro rachunkowe zwiększa swoją efektywność oraz wydajność i jeszcze lepiej pomoże zwalczyć kryzysową sytuację.

3. Zarządzanie ryzykiem

Outsourcing księgowości to doskonała ochrona przed ryzykiem popełnienia błędów przez wewnętrznego księgowego. Biuro rachunkowe przejmuje ryzyko realizowanych zleceń i ponosi ich finansowe konsekwencje w przypadku uchybienia przepisom prawa lub niedotrzymania terminów. Firma, zajmująca się prowadzeniem księgowości na rzecz innych przedsiębiorców, zatrudnia wyspecjalizowanych pracowników, którzy dzięki specyfice swojej pracy posiadają ogromne doświadczenie. Mają poza tym styczność z wieloma systemami i procedurami, służącymi optymalizacji bezpieczeństwa. Wszystkie ww. czynniki znacznie zmniejszają ryzyko błędów i pomyłek.

4. Przeniesienie odpowiedzialności cywilnej

Outsourcing księgowości nie tylko ogranicza ryzyko organizacyjne, lecz również zwalnia z odpowiedzialności karnej i cywilnej wskutek popełnienia ewentualnych błędów księgowych. Kadra zarządzająca może się dzięki temu intensywniej skupić na podejmowaniu decyzji w zakresie kluczowych aspektów działalności przedsiębiorstwa.

5. Koncentracja na głównym obszarze działalności (tzw. core business)

Outsourcing części usług i procesów umożliwia zarządowi firmy skupienie swojej energii i środków na głównym obszarze działalności. Wybór takiego rozwiązania oznacza, że praco- i czasochłonne zadania – jak np. administracja bieżącej księgowości, opracowanie oświadczeń podatkowych, rozliczenia płac, aktywne śledzenie zmian w przepisach, nadzór nad obiegiem dokumentów, itp. – wykonuje zewnętrzna firma outsourcingowa. Biuro rachunkowe, prowadzące księgowość, jest zobowiązane do tworzenia analiz i raportów, w jasny i przejrzysty sposób obrazujących klientowi wymagane dane finansowe. Dzięki swoim zaleceniom, bazującym na bogatej wiedzy, biuro może stanowić rzetelne i profesjonalne wsparcie w procesach decyzyjnych.

6. Oszczędność czasu

Zarząd firmy nie musi zajmować się kontrolą jakości i efektywności pracy księgowych. Nie musi również skupiać się na rozwiązywaniu problemów działu księgowości czy opracowywaniu metod jego optymalizacji. Wszelkie działania, związane z administracją działu księgowości, koordynuje zewnętrzne biuro rachunkowe.

7. Interdyscyplinarność

Interdyscyplinarność oferuje korzyści, które może zapewnić wyłącznie duże przedsiębiorstwo, zajmujące się prowadzeniem księgowości innych firm. Dzięki temu, że zewnętrzne biura rachunkowe zajmują się doradztwem w różnych sektorach działalności, podchodzą do wielu zagadnień wielopłaszczyznowo i w taki sposób potrafią je rozwiązywać. Oferowane przez nich metody wiążą się dla klientów z oszczędnościami nie tylko ze względu na sam outsourcing usług księgowych, lecz również możliwość korzystania z wiedzy i doświadczenia licznych ekspertów (np. doradców prawnych i podatkowych).