Faktura korekta czyli faktura korygująca – wszystko co chcesz o niej wiedzieć
Faktura korygująca, zwana potocznie popularną „korektą”, jest bardzo specyficznym dokumentem księgowym. W zależności od sytuacji – mogą być różne powody jej wystawiania i różne sposoby postępowania z takim dokumentem. Przyjrzyjmy się lepiej temu bardzo specyficznemu dokumentowi.
Jakie informacje powinny znaleźć się na fakturze korygującej (korekcie)?
Ustawa o VAT (dokładnie art. 106J ust.1) dokładnie wskazuje, w jakich sytuacjach podatnik może (czy wręcz powinien) wystawić korektę. Podstawą do tego jest zawsze jedna z opcji: zmniejszenie podstawy opodatkowania, zwiększenie podstawy opodatkowania, inne pomyłki na fakturze.
W praktyce korektę wystawiamy/otrzymujemy zwłaszcza w sytuacjach, takich jak:
- Gdy w stosunku do wcześniejszej zapłaty udzielono obniżek cen w formie rabatu;
- Gdy w stosunku do wcześniejszej faktury udzielono opustów po dokonaniu sprzedaży;
- Gdy podatnikowi, z jakiegoś powodu, zwrócono towar zamówiony, zapłacony i zafakturowany;
- Gdy nabywca odzyskał od podatnika całość lub część zapłaty;
- Gdy stwierdzono pomyłkę w istotnych elementach faktury.
Aby faktura korygująca miała moc prawną i by była dokumentem wiążącym, musi bezwzględnie być sporządzona poprawnie. Wśród elementów, jakie należy zawrzeć na fakturze korekcie znajdują się:
- Określenie „Faktura korygująca” lub „Faktura korekta” lub „Korekta”;
- Numer dokumentu i datę wystawienia;
- Dane faktury, której dotyczy korekta;
- Nazwę produktu/usługi, którego/której dotyczy korekta;
- Powód korekty.
W praktyce wygląda to tak, że na przejrzystym i czytelnym dla stron dokumencie zestawia się dane z faktury „przed” i „po” korekcie.
W samej Ustawie o VAT odnajdujemy następujące zapisy o obowiązkowych elementach faktury korygującej:
„Art. 106e ust. 1 pkt 1-6 ustawy o VAT
Faktura powinna zawierać:
- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.”
Czy fakturę korektę trzeba podpisać/odebrać z potwierdzeniem odbioru?
Wokół odpowiedzi na to pytanie narosło sporo mitów. Warto wiedzieć, jak jest naprawdę. W sytuacji, w której faktura korekta zmniejsza podstawę opodatkowania, sprzedający musi posiadać udokumentowane potwierdzenie odbioru faktury korygującej. W zależności od tego, w jaki sposób doręcza fakturę korektę, może to być:
• Kopia wysłanej wiadomości email (zapis na serwerze potwierdzający, że faktura została wysłana);
• Pisemny podpis odbiorcy;
• Potwierdzenie przyjęcia przesyłki rejestrowanej dostarczone przez firmę kurierską;
• Odręczny podpis odbiorcy na fakturze korekcie.