Elektroniczne faktury – wszystko co trzeba o nich wiedzieć

Elektroniczne faktury wiodą dzisiaj zdecydowany prym, jeśli chodzi o dokumenty elektroniczne. Wciąż jednak spotykamy obie formy faktury – elektroniczną i papierową. Z czym wiąże się elektroniczna forma faktury? Czy oba typy faktur są równie ważne? Która faktura jest lepsza?

E-faktura, czyli inaczej faktura elektroniczna to dokument elektroniczny, który zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów, w Polsce zaczął być pełnoprawnym dokumentem w 2005 roku. Rozporządzenie z 14 lipca 2005 roku zrównało dokument elektroniczny z papierowym. 1 stycznia 2011 roku w życie weszło rozporządzenie z 17 grudnia 2010, dotyczące zasad wystawiania, przechowywania i dostarczania faktur w formie elektronicznej, które zrewolucjonizowało rynek e-faktur. Rozporządzenie to jest dużo bardziej liberalne niż poprzedzające je – w myśl rozporządzenia to podatnik sam decyduje o sposobie zapewnienia autentyczności i integralności faktury elektronicznej.

Faktura elektroniczna jest równie ważna jak faktura tradycyjna (papierowa). Warto nadmienić, iż zgodnie z wyrokiem NSA, faktura, która zostanie przesłana w formie elektronicznej, następnie zaś wydrukowana u odbiorcy, może być traktowana jak faktura tradycyjna (papierowa) i nie musi już spełniać wymagań faktury elektronicznej.

Korzyści płynące ze stosowania faktury elektronicznej

Stosowanie dokumentacji elektronicznej ma bardzo dużo zalet. Najważniejsze z nich to oszczędność, tempo i wygoda przechowywania. Faktury elektroniczne, w porównaniu do faktur papierowych, są tańsze – nie trzeba ich drukować ani wysyłać pocztą tradycyjną. Również czas dostarczenia znacznie się skraca – w zasadzie fakturę można wystawić i dostarczyć do odbiorcy w ciągu kilku minut. Jest to spory argument przemawiający za przejściem na faktury elektroniczne.
Warto zwrócić również uwagę na wygodę przechowywania dokumentacji – faktury elektroniczne można wygodnie przechowywać na dyskach przenośnych i na dyskach twardych w komputerach – nie ma potrzeby drukowania ich na papierze. Dodatkowo, odpowiednio skatalogowane i przechowywane w formie elektronicznej, będą łatwiejsze do odszukania w razie konieczności.

E-faktura – akceptacja fakturowania elektronicznego

Aby e-faktura w ogóle miała zastosowanie, kontrahenci muszą wyrazić obopólną zgodę stosowania wobec siebie faktur w formie elektronicznej. Odbiorca faktury ma prawo nie zgodzić się na elektroniczną formę dokumentu. Wystawca elektronicznej faktury musi uzyskać od odbiorcy zgodę na wysyłanie elektronicznej faktury. Odbiorca, jeśli nawiązuje współpracę stałą z danym podmiotem, w każdej chwili może zmienić decyzję i odwołać decyzję o akceptacji faktur elektronicznych. W takiej sytuacji, wystawca faktury będzie zobowiązany ponownie wystawiać odbiorcy faktury papierowe.

Duplikaty i faktury korygujące w przypadku e-faktury

Podobnie jak dokumenty papierowe, także faktury elektroniczne można korygować i duplikować (jeśli zaistnieje taka potrzeba). Co do zasady, powinny one również w tym wypadku mieć formę elektroniczną.

Przechowywanie faktur elektronicznych

Faktury elektroniczne muszą być przechowywane w oryginalnym formacie w jakim zostały przesłane do odbiorcy – gwarantuje to ich autentyczność oraz integralność ich treści.
E-faktury muszą być przechowywane taki sam okres jak faktury papierowe, tj. adekwatnie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Uogólniając, należy przyjąć, że faktury elektroniczne powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku.

Kontrola e-faktur

Jak wszystkie dokumenty księgowe, także i e-faktury podlegają kontroli. Podatnik jest zobowiązany do umożliwiania organom podatkowym i wszelkim organom kontroli skarbowej natychmiastowego pełnego dostępu drogą elektroniczną do wszystkich faktur. Ponadto, podatnik na wyraźną prośbę urzędu, musi umożliwić pobór i odczyt e-faktur przez organy.
Podatnik wystawiający elektroniczne faktury powinien również zachować, i w razie konieczności w trakcie kontroli okazać, oświadczenia o akceptacji odbioru faktur elektronicznych, dowody dopełnienia obowiązków informacyjno-zgłoszeniowych wobec naczelnika urzędu skarbowego i naczelnika urzędu celnego, wszelką dokumentację dotyczącą bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Jakie informacje na fakturze elektronicznej?

Faktura to zawsze faktura – niezależnie od tego czy jest papierowa, czy w formie elektronicznej. Według ustawy o VAT, jest to dokument, który zawiera dane wymagane ustawą. Aby faktura elektroniczna była poprawna, musi mieć prawidłową formę – jedyne czym różni się od papierowej to podpis, który nie jest wymagany.

Na elektronicznej fakturze muszą znaleźć się:

• Data wystawienia
• Numer (pozwalający zidentyfikować fakturę)
• Imię, nazwisko, nazwa podatnika i nabywcy towarów (usług) i ich adresy
• Numer NIP podatnika
• Numer NIP nabywcy
• Data zakupu/wykonania usługi
• Nazwa/rodzaj towarów/usług
• Miara i ilość (liczbę) zakupionych/dostarczonych towarów/usług
• Cena jednostkowa towaru/usługi bez podatku (czyli cenę netto)
• Kwoty ewentualnych rabatów
• Wartość wszystkich dostarczonych towarów/usług bez podatku (suma netto)
• Stawka podatku
• Suma podatku od wartości sprzedaży netto
• Sumę sprzedaży brutto, czyli kwotę należności ogółem

Kwestie techniczne

E-fakturą można nazwać plik otrzymany drogą elektroniczną. Faktura powinna być zapisana w formacie PDF lub CSV. Za elektroniczną fakturę można uznać także wydrukowaną i zeskanowaną, przesłaną elektronicznie do odbiorcy, papierową fakturę, pod warunkiem, że wcześniej nie była wprowadzona do obiegu jako papierowa.