Dokumentowanie kwarantanny i izolacji do wypłaty świadczeń w razie choroby i opieki

W czasach koronawirusa, gdy coraz więcej osób musi udać się na kwarantannę lub izolację, powstaje problem, jak traktować czas nieobecności w pracy spowodowanej przez COVID-19. Osobom z potwierdzoną obecnością wirusa przysługuje prawo do świadczeń chorobowych. Wyjaśniamy, jak wygląda dokumentowanie kwarantanny i izolacji.

Osoby, które zostały skierowane na kwarantannę przez jednostkę Państwowej Inspekcji Sanitarnej, mają prawo do wypłacania świadczeń chorobowych. Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za okres choroby lub zasiłek chorobowy. Dotyczy to oczywiście osób objętych ubezpieczeniem chorobowym, czyli np. w związku z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia (z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym) lub prowadzenia działalności gospodarczej. Prawo do świadczenia mają również ubezpieczeni, którzy przebywają na izolacji, w tym w izolacji domowej.

Dokumentowanie kwarantanny i izolacji – skąd dane?

Od 24 października 2020 roku za podstawę do wypłaty świadczeń chorobowych osoby przebywającej na kwarantannie lub izolacji domowej uznawana jest informacja w systemie informatycznym Centrum e-Zdrowia (system EWP). Właśnie z tego systemu dane pozyskuje ZUS, a następnie udostępnia je płatnikom składek na ich profilach na portalu PUE (Platforma Usług Elektronicznych) ZUS. Dostęp do takich informacji ma również ubezpieczony na swoim profilu.

Dane z sytemu EWP są aktualizowane raz dziennie i dotyczą stanu z poprzedniego dnia. Informacje te można znaleźć na portalu PUE ZUS w panelu Płatnika oraz panelu Ubezpieczonego w zakładce Kwarantanna, izolacja domowa. Ważne! Zakładka ta jest widoczna tylko dla osób, które zostały objęte kwarantanną lub izolacją domową, a także u pracodawcy, który zatrudnia taką osobę. Płatnik składek ma dostęp do listy pracowników, na których nałożono kwarantannę lub izolację. Dane te może filtrować i zapisać w postaci pliku xls, csv, pdf, txt, xml. Dzięki temu dokumentowanie kwarantanny i izolacji jest dużo prostsze i szybsze.

Świadczenie chorobowe wypłacane przez ZUS

Jeśli chcemy otrzymać świadczenie chorobowe z ZUS, musimy złożyć wniosek o zasiłek chorobowy za pośrednictwem swojego pracodawcy. Wniosek ten można także uzupełnić i przesłać elektronicznie za pośrednictwem PUE ZUS. Po otrzymaniu wniosku ZUS weryfikuje dane o kwarantannie albo izolacji na podstawie danych z systemu EWP.

Świadczenie chorobowe wypłacane przez pracodawcę

Do wypłaty świadczenia przez pracodawcę wystarczy informacja o kwarantannie czy izolacji w panelu Płatnika we wspomnianej zakładce Kwarantanna, izolacja domowa. Jeśli dojdzie do sytuacji, że osoba ubezpieczona odbywa kwarantannę lub izolację, a na profilu pracodawcy nie będzie żadnej informacji o tym zdarzeniu, to osoba ta musi w terminie 3 dni roboczych od dnia zakończenia kwarantanny bądź izolacji złożyć płatnikowi składek pisemne oświadczenie. W nim powinna potwierdzić, że przebywała na domowej izolacji lub kwarantannie.

Oświadczenie stanowi podstawę do wypłaty świadczeń po potwierdzeniu przez Państwową Inspekcję Sanitarną. Osoby, które zostały skierowane na kwarantannę lub izolację nie muszą dostarczać do ZUS ani do pracodawcy papierowej wersji decyzji sanepidu. Nie mają też obowiązku posiadania zwolnienia lekarskiego – dokumentowanie kwarantanny czy izolacji przebiega w systemie. Należy jednak telefonicznie lub mailowo poinformować pracodawcę o powodzie nieobecności.

Dokumentowanie kwarantanny u domowników osób zakażonych koronawirusem

Od 3 listopada 2020 r. osoba mieszkająca lub prowadząca wspólne gospodarstwo z osobą, u której potwierdzono SARS-CoV-2, ma obowiązek poddać się kwarantannie. Rozpoczyna się ona od dnia otrzymania pozytywnego wyniku testu przez osobę zakażoną, a kończy się 7 dni po zakończeniu izolacji osoby zakażonej. Co istotne – w takiej sytuacji organ Państwowej Inspekcji Sanitarnej nie wydaje decyzji. Ubezpieczony musi sam złożyć oświadczenie o konieczności odbycia kwarantanny.

Takie oświadczenie powinno zawierać:

• imię i nazwisko;
• numer PESEL ubezpieczonego (jeśli posiada);
• informację o dniu rozpoczęcia obowiązkowej kwarantanny i dniu jej zakończenia;
• dane dotyczące osoby zamieszkującej (lub prowadzącej wspólne gospodarstwo) z ubezpieczonym, u którego potwierdzono zakażenie koronawirusem – czyli imię i nazwisko, PESEL (jeśli ma) oraz dzień rozpoczęcia i zakończenia kwarantanny albo izolacji;
• podpis ubezpieczonego.

Wzór oświadczenia: Oświadczenie o odbywaniu kwarantanny przez domownika osoby zakażonej wirusem

Pracodawca lub ZUS ma prawo wystąpić do organu Państwowej Inspekcji Sanitarnej o zweryfikowanie i potwierdzenie zawartych w oświadczeniu informacji. W przypadku, gdy świadczenie wypłaca pracodawca – wystarczy oświadczenie o kwarantannie. Jeśli zaś zasiłek chorobowy wypłaca ZUS, to płatnik składek powinien jak najszybciej (nie później niż w terminie 7 dni) dostarczyć oświadczenie ubezpieczonego do ZUS. Można to zrobić na portalu PUE ZUS. Wtedy zdjęcie lub skan oświadczenia potwierdzonego za zgodność z oryginałem dołącza się do zaświadczenia Z-3 / Z-3a.

Osoby, które prowadzą działalność pozarolniczą i ich współpracownicy składają oświadczenie w ZUS. Mogą to zrobić elektronicznie za pośrednictwem wspomnianego portalu PUE ZUS wraz z dołączonym wnioskiem ZAS-53 o zasiłek chorobowy. Do wniosku należy załączyć zdjęcie albo skan podpisanego oświadczenia.

Dokumentowanie kwarantanny a zasiłek opiekuńczy

Jeśli ubezpieczony opiekuje się osobą przebywającą na kwarantannie lub izolacji domowej, może wystąpić o zasiłek opiekuńczy. Przysługuje on za opiekę nad:

• dzieckiem do lat 14;
• dzieckiem posiadającym orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub orzeczeniem o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami takimi jak: konieczność stałej lub długotrwałej opieki bądź pomocy drugiej osobie z ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji, a także konieczność stałego współudziału na co dzień opiekuna dziecka w procesie jego leczenia, rehabilitacji i edukacji do skończenia 18 lat;
• innym członkiem rodziny.

Warto podkreślić, że kwarantannę lub izolację członka rodziny traktuje się jak chorobę dziecka bądź członka rodziny. Od 24 października 2020 r. do wypłaty zasiłku opiekuńczego potrzebne jest oświadczenie ubezpieczonego o konieczności opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny przebywającym w izolacji domowej bądź na kwarantannie.

W oświadczeniu musi się znaleźć:

• imię i nazwisko ubezpieczonego;
• numer PESEL ubezpieczonego (jeśli posiada);
• dane dziecka lub członka rodziny będącego pod opieką ubezpieczonego i przebywającego na kwarantannie albo izolacji, czyli: imię i nazwisko oraz PESEL (jeśli posiada);
• dzień rozpoczęcia i zakończenia kwarantanny lub izolacji domowej;
• podpis ubezpieczonego.

Pracodawca oraz ZUS mogą w takiej sytuacji wystąpić do organu Państwowej Inspekcji Sanitarnej o potwierdzenie informacji z oświadczenia.

W przypadku, gdy zasiłek wypłaca pracodawca, potrzebne jest oświadczenie o sprawowaniu opieki nad dzieckiem lub członkiem rodziny poddanych obowiązkowej kwarantannie lub izolacji domowej [wzór oświadczenia: Oświadczenie o sprawowaniu opieki nad dzieckiem lub czł. rodz. na kwarantannie lub izolacji w warunkach domowych] oraz wniosek o zasiłek opiekuńczy Z-15A albo Z-15B.

Natomiast jeśli zasiłek będzie wypłacał ZUS, to płatnik składek musi jak najszybciej – nie później niż w terminie 7 dni – dostarczyć oświadczenie ubezpieczonego do ZUS. Można to zrobić drogą elektroniczną przez portal PUE ZUS. Oprócz zaświadczenia Z-3 / Z-3a potrzebny będzie również skan bądź zdjęcie oświadczenia potwierdzonego za zgodność z oryginałem.

Do ZUS oświadczenie składają także osoby prowadzące własną działalność pozarolniczą oraz ich współpracownicy. Oświadczenie można złożyć elektronicznie za pośrednictwem portalu PUE ZUS. Wykorzystuje się wniosek Z-15A o zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowania opieki nad dzieckiem lub wniosek Z-15B o zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny. Jak zawsze do wniosku należy dodać skan albo zdjęcie podpisanego oświadczenia.