Okulary w firmie – dofinansowanie dla pracownika i pracodawcy
Z okularów korzysta wiele osób – zarówno w celach prywatnych, jak i służbowych. Niektórzy noszą je bez przerwy, a inni – tylko w pracy. Utarło się przekonanie, że można żądać od pracodawcy zwrotu kosztów zakupu nowych okularów – jak jest w rzeczywistości? Kiedy pracodawca może dofinansować zakup okularów, a kiedy jest to niemożliwe? Czy pod uwagę bierze są wyłącznie okulary, czy również soczewki kontaktowe? Okulary w firmie – jak to z nimi jest dokładnie?
Dla pracowników i pracodawców sprawa rozliczenia wydatków na okulary wydaje się być całkiem prosta. Jednak dla urzędników nie jest już tak oczywista.
Czy okulary w firmie można wrzucić w koszty?
Aby ocenić, czy zakup okularów pracownika można wrzucić w koszty, warto przywołać definicję kosztów uzyskania przychodów. Za takie koszty uznaje się wszelkie wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów, jak również zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów. Oczywiście są pewne wyjątki. Znaleźć je można w artykule 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wykaz obejmuje wszystkie koszty, których nie można traktować jako koszt uzyskania przychodu niezależnie od tego, jaki mają związek z przychodem.
Z ogólnej definicji uzyskania przychodów wynika, że opiera się ona na dwóch kluczowych wymiarach prowadzenia działalności. Jest to dążenie do osiągania przychodów tu i teraz oraz zabezpieczenia przychodów w przyszłości. Na podstawie przytoczonej definicji każdy przedsiębiorca może uznać, że kosztami uzyskania przychodów będą wszystkie uzasadnione gospodarczo, racjonalne wydatki, które w jakikolwiek sposób związane są z prowadzoną firmą (a których głównym celem jest nie tylko uzyskanie nowych przychodów, ale i utrzymanie płynności w funkcjonowaniu firmy).
Wydawałoby się, że zakup okularów idealnie wpisuje się w te kryteria i bez problemu będzie można ten wydatek potraktować jako argument do obniżenia zaliczki na podatek dochodowy. Niestety, czasami może się okazać, że te warunki będą niewystarczające, by ująć zakup okularów w PKPiR (Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów). Często zdarzają się przypadki, że mimo iż wystąpi związek przyczynowo-skutkowy, zakup okularów przez firmę lub ich dofinansowanie mogą być przez odpowiednie urzędy zakwestionowane.
Okulary dla pracownika – tak, ale pod pewnymi warunkami
Zakup okularów lub soczewek dla zatrudnianego pracownika może być kosztem uzyskania przychodu. Będzie tak w sytuacji, gdy będą one niezbędne do wykonywania pracy – np. przy komputerze. Obowiązek finansowania zakupu okularów przez pracodawcę powstaje w sytuacji, gdy:
• pracownik użytkuje komputer ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru pracy (bądź więcej),
• badanie lekarskie pracownika potwierdza, że pracownik musi stosować okulary.
Co z soczewkami kontaktowymi?
Zakup soczewek będzie uzasadniony jedynie w sytuacji, gdy tradycyjne okulary nie będą rozwiązaniem. Konieczne jest wtedy uzasadnienie w diagnozie lekarskiej. Na potrzeby Urzędu Skarbowego może być konieczne okazanie stosownych dokumentów potwierdzających tę diagnozę.
Okulary dla przedsiębiorcy – bez zwrotu
Niestety, pracodawca okulary dla siebie musi każdorazowo kupować ze środków z własnej kieszeni. Koszt zakupu okularów i soczewek z przeznaczeniem dla przedsiębiorcy to wedle urzędów wydatek o niewątpliwym charakterze osobistym. Zakup okularów przez pracodawcę Urząd Skarbowy traktuje zwykle jako zakup sprzętu gwarantującego ochronę zdrowia – wykorzystuje się je również poza pracą, więc są to wydatki prywatne.
Zakup – tylko uzasadniony i potwierdzony
Warto przypomnieć, że każdy wydatek wprowadzany do księgi przychodów i rozchodów musi być uzasadniony. Na wpadek ewentualnej kontroli należy mieć odpowiednie dokumenty, potwierdzające zachodzenie związku przyczynowo-skutkowego (poniesiony wydatek – firma).
Kto płaci za zakupy?
Okulary lub soczewki może kupić zarówno przedsiębiorca, jak i sam pracownik. W sytuacji, gdy to pracownik kupuje okulary, pracodawca musi zwrócić poniesione przez niego koszty. Oczywiście, jeśli zakup był uzasadniony. Podstawą zwrotu kosztów (w całości lub w odpowiedniej części), jest faktura wystawiona na firmę, w której zatrudniony jest pracownik.
Chcesz wiedzieć jak sfinansować wymianę lub zakup okularów dla swoich pracowników? A może chcesz dowiedzieć się, w jaki jeszcze sposób możesz im pomóc? Skontaktuj się z nami – z przyjemnością pomożemy zapewnić Ci odpowiednią opiekę medyczną dla Twoich pracowników. Podpowiemy też, w jaki sposób sfinansować przynajmniej część sprzętu dla zatrudnionych w Twojej firmie osób!