Paragon jako faktura?

Przedsiębiorcy, niezależnie od tego, w jakiej branży działają, ponoszą bardzo różne koszty uzyskania przychodu. Uważa się, że takie koszty należy dokumentować fakturami i rachunkami wystawionymi przez sprzedawcę – okazuje się jednak, że wydatek będący bezpośrednim kosztem uzyskania przychodu w danej firmie można udokumentować również zwykłym paragonem fiskalnym. Jak to zrobić? W jaki sposób rozliczać paragony? O czym pamiętać, by wszystko poszło szybko i sprawnie?

Aby bezpiecznie i zgodnie z przepisami rozliczać paragony, należy zapamiętać kilka najważniejszych zasad, których trzeba przestrzegać. Dodatkową trudnością może być fakt, że przepisy dotyczące rozliczania paragonów znajdują swoje źródła w kilku aktach prawnych. W zależności od okoliczności paragon fiskalny może być „tylko” paragonem lub paragonem i fakturą (wówczas są podstawą do odliczenia podatku VAT).

Co zrobić, by paragon fiskalny był fakturą?

Na podstawie zapisów Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów można uznać, że paragon fiskalny jest wiarygodnym dowodem zakupu materiałów, środków czystości i materiałów biurowych zakupionych na rzecz firmy (z zastrzeżeniem, że materiały te zostały nabyte w jednostkach handlu detalicznego). Jeśli przedsiębiorca chce taki paragon wykorzystać jako podstawę odliczenia kosztów, powinien z tyłu paragonu zapisać dane takie jak: nazwisko przedsiębiorcy, adres firmy, rodzaj kupionego towaru. W takiej formie paragon może zostać wpisany do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów – na tej podstawie możliwe będzie pomniejszenie dochodu firmy (o kwoty z paragonu). Paragon w tej formie nie stanowi jeszcze podstawy do odliczenia podatku VAT – aby tak się stało należy spełnić dodatkowe wymagania.
Paragon fiskalny można potraktować jako tzw. fakturę uproszczoną. Czym jest faktura uproszczona? To dokument księgowy, który nie musi – w odróżnieniu od faktury tradycyjnej – zawierać wszystkich elementów, np. ilości towarów, ceny netto jednostkowej, kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto czy zakresu wykonanych usług. Co ważne, faktura uproszczona nie musi także uwzględniać szczegółowych danych nabywającego – wystarczający jest już sam numer NIP. Dzięki temu, w myśl Ustawy o Podatku od towarów i usług, paragon może pełnić funkcję faktury uproszczonej. Oczywiście nie każdy paragon będzie fakturą uproszczoną – jest to możliwe jedynie w sytuacji, gdy sprzedawca dysponuje nowoczesną kasą fiskalną, która umożliwia wydrukowanie na paragonie numeru NIP nabywcy. Taki paragon stanowi podstawę do odliczenia podatku VAT. Ograniczeniem takich dokumentów dla niektórych przedsiębiorców może być natomiast kwota maksymalna na paragonie, która nie może przekroczyć 450 zł (lub odpowiednio 100 euro) brutto.

Paragony za zagraniczne paliwo i środki transportu

Z paragonu pełniącego funkcje faktury możemy skorzystać również w sytuacji, gdy zakupiliśmy paliwo poza granicami naszego kraju – paragon w takiej sytuacji jest podstawą zaliczenia zakupu paliwa do kosztów, ale również podstawą do wnioskowania o zwrot VAT-u – w takiej sytuacji niestety wniosek o zwrot podatku należy złożyć we właściwym firmie urzędzie skarbowym.
Podobnie rzecz ma się z paragonami za korzystanie z autostrady oraz biletami komunikacji, np. autobusów, pociągów, kolejek, samolotów, promów itp. Ważne jednak, by pamiętać o tym, że aby bilet był zaliczony jako paragon, dystans, na jaki opiewa bilet, musi wynosić co najmniej 50 km.