Sprawozdanie finansowe
Polski przedsiębiorca ma wiele obowiązków wynikających z różnych przepisów. Jednym z najważniejszych obowiązków, jakie nakłada na przedsiębiorcę ustawa o rachunkowości, jest tak zwane sprawozdanie finansowe. Co kryje się za tym terminem? Kto i kiedy musi składać sprawozdanie finansowe?
Jeśli opiekę rachunkową nad twoją firmą sprawuje biuro księgowe – możesz być spokojny. Księgowi przypomną i pomogą w przygotowaniu takiej dokumentacji. Wówczas ciężar przygotowania sprawozdania spoczywa na Twoim księgowym.
Sprawozdanie finansowe – definicja
Najprościej rzecz ujmując: sprawozdanie finansowe, należy rozumieć przez uporządkowane, dokładne i rzetelne przedstawienie sytuacji finansowej oraz wyników finansowych działalności danego podmiotu gospodarczego. Celem przygotowywania sprawozdania finansowego jest dostarczenie informacji o sytuacji finansowej oraz o wynikach, a także zachodzących zmianach w jej sytuacji finansowej, które mogą być przydatne dla wielu użytkowników sprawozdania w podejmowaniu decyzji.
Sprawozdanie finansowe – kto musi złożyć?
Obowiązek składania rocznego sprawozdania finansowego, które powinno być sporządzone według wzorów zawartych w ustawie o rachunkowości, sprawozdanie rokrocznie składać muszą osoby prawne oraz jednostki nieposiadające osobowości prawnej, które stosują w pełnym zakresie zasady rachunkowości określone w tejże ustawie. W praktyce oznacza to, że do składania sprawozdania zobligowane są podmioty, które prowadzą księgi rachunkowe. Forma prowadzonej działalności schodzi tutaj na dalszy plan i w zasadzie nie ma znaczenia – o tym, czy podmiot musi składać sprawozdanie decyduje tylko metoda ewidencjonowania przychodów i rozchodów. Za złożenie sprawozdania finansowego odpowiada bezpośredni kierownik jednostki (członkowie zarządów spółek kapitałowych, wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółkach jawnych, cywilnych, partnerskich, komplementariusz prowadzący sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej, jak również likwidatorzy, syndykowi, zarządcy w postępowaniu upadłościowym.
Sprawozdanie finansowe – elementy
Ustawa o rachunkowości i załączniki do niej, dokładnie określają jakie elementy powinny znaleźć się w sprawozdaniu finansowym oraz jaki charakter powinien mieć taki dokument. Bezsprzecznie, sprawozdanie musi być sporządzone w języku polskim i w polskiej walucie. Dane liczbowe ujęte w dokumentach można zaokrąglić do tysięcy złotych (o ile nie zniekształca to całościowego obrazu jednostki zawartego w owym sprawozdaniu). Podstawowe elementy składowe sprawozdania finansowego to: bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa.
BILANS – bilans prezentuje stan aktywów i pasywów, aktualny na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy. Ustawa o rachunkowości dokładnie określa metody wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów oraz zawiera dokładny wzór bilansu. Mogą jednak pojawić się również dokumenty dodatkowe.
RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT – rachunek przedstawia zestawienie wszystkich przychodów i kosztów, a także wszelkich obciążeń związanych z utrzymaniem przychodów, czyli podatków. Ten element sprawozdania finansowego pozwala na ustalenie wyniku finansowego podmiotu – dzięki temu można określić czy dana działalność była rentowna, czy też nie.
ZESTAWIENIE ZMIAN W KAPITALE – jeśli w ciągu danego roku obrotowego zmieniły się stany kapitałów (tj. funduszy) własnych, należy wykazać to w sprawozdaniu i zawrzeć informację o ich zwiększeniu i wykorzystaniu oraz stanie na koniec roku obrotowego.
RACHUNEK PRZEPŁYWÓW PIENIĘŻNYCH – z tego dokumentu organy kontroli dowiedzą się o zdarzeniach, które mogły spowodować w podmiocie zmiany stanu środków pieniężnych i ich ekwiwalentów. Ten dokument w całości opiera się na informacjach w ujęciu kasowym. Z niego wiadomo skąd podmiot pozyskał środki i na co je wykorzystał.
INFORMACJA DODATKOWA – w informacji dodatkowej znajdą się wprowadzenia do sprawozdań, dodatkowe objaśnienia i inne istotne dane. Wszystkie dodatkowe objaśnienia i informacje powinny zawierać stosowne dane i wyjaśnienia.
Sprawozdanie finansowe – terminy, czyli kiedy i gdzie?
Podmioty zarejestrowane w KRS
Jednostka odpowiedzialna za złożenie sprawozdania w przypadku podmiotów wpisanych do KRS, musi złożyć sprawozdanie finansowe w terminie nie późniejszym niż 3 miesiące od dnia bilansowego – w praktyce wskazuje to maksymalnie na dzień 31 marca. Roczne sprawozdanie musi zostać zatwierdzone nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Jednocześnie, w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego, kierownik jednostki odpowiedzialny za sprawozdanie, składa sprawozdanie i dodatkowe dokumenty w odpowiednich urzędach. Termin maksymalny pokrywa się z dniem 15 lipca.
Wszystkie jednostki, które wpisane są do Krajowego Rejestru Sądowego, są prawnie zobligowane do składania corocznych sprawozdań finansowych we właściwych rejestrach sądowych. Do KRS-u składamy następujące dokumenty:
- roczne sprawozdanie finansowe,
- opinię biegłego rewidenta (o ile sprawozdanie wcześniej podlegało badaniu),
- odpis uchwały lub postanowienia organu, który zatwierdzał roczne sprawozdanie finansowe oraz postanowienie o podziale zysków i pokryciu strat,
- sprawozdanie z działalności jednostki ( takie sprawozdanie obowiązuje spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, spółki komandytowo-akcyjne, spółdzielnie i przedsiębiorstwa państwowe).
Dokumenty wymienione powyżej, podmiot składa w odpowiednim rejestrze sądowym w ciągu maksymalnie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Składając sprawozdanie finansowe, należy wziąć pod uwagę, że wpisu dokonuje się na wniosek, w związku z czym, należy wypełnić również odpowiednie dokumenty i opłacić opłatę sądową.
Osoby prawne, czyli podatnicy, którzy zobowiązani są do sporządzania sprawozdania finansowego, swoje dokumenty składają w odpowiednim urzędzie skarbowym. Wraz ze sprawozdaniem, składają opinię i raport podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych. Osoby prawne mają na złożenie sprawozdania finansowego 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Po zatwierdzeniu sprawozdania, do urzędu skarbowego składamy:
- wprowadzenie do sprawozdania finansowego za rok obrotowy,
- bilans oraz rachunek zysków i strat,
- zestawienie zmian w kapitale (funduszu własnym) – jeżeli jednostka ma obowiązek badania sprawozdania,
- rachunek przepływów pieniężnych – jeżeli jednostka ma obowiązek badania sprawozdania,
- opinię biegłego rewidenta wraz z raportem jeżeli jednostka ma obowiązek badania sprawozdania,
- uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwałę o podziale zysku (pokryciu strat).
Sprawozdanie finansowe w spółkach z o.o.
W myśl przepisów kodeksu handlowego, spółki z o.o. są zobligowane do sporządzania sprawozdania finansowego, które powinno w przypadku spółki z o.o. składać się z :
- bilansu,
- rachunku zysków i strat,
- informacji dodatkowej.
Jeżeli, decyzją przepisów prawa, spółka znajduje się w grupie podmiotów, które podlegają również obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, sprawozdanie musi dodatkowo zawierać rachunek przepływów pieniężnych i zestawienia zmian w kapitale własnym. Obowiązek dodatkowej kontroli przez rewidenta dotyczy spółek, które w poprzedzającym roku obrotowym spełniły któryś z warunków:
- zatrudnianie co najmniej 50 osób na etat,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w kwocie równej lub wyższej 2 500 000 euro
- przychód netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy w kwocie wyższej lub równej 5 000 000 euro.
Sprawozdanie finansowe – fundacje i organizacje pozarządowe
Organizacje, fundacje i stowarzyszenia w świetle prawa również są osobami prawnymi i podobnie jak przedsiębiorców, obowiązuje je nakaz sporządzania i składania corocznych sprawozdań finansowych (tzw. obowiązek sprawozdawczy). Sprawozdanie finansowe fundacje również składają przed odpowiednim Urzędem Skarbowym. Przygotowywane sprawozdanie składa się za pełen okres rozliczeniowy –w przypadku sprawozdania finansowego jest to rok obrotowy. Przyjęto ogólnie, że rok obrotowy jest jednoznaczny z rokiem kalendarzowym, czyli okres sprawozdania obejmować będzie czas od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Sprawozdanie fundacji bezwzględnie musi być podpisane przez cały zarząd – co więcej, musi zostać przyjęte przez właściwy organ do tego upoważniony (odpowiednio walne zebranie członków lub radę fundacji) za pomocą uchwały.
Sprawozdania finansowe fundacji również są sporządzane według ścisłych zasad. Wszystko uzależnione jest od typu jednostki . Ustawa określa cztery typy jednostek:
- jednostka prowadząca księgowość według pełnych zasad o rachunkowości – bez uproszczeń,
- jednostka mała,
- jednostka mikro,
- jednostka prowadząca uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (Organizacje, które spełniają określone warunki i korzystają z tej opcji są zwolnione z obowiązku przygotowywania rocznego sprawozdania finansowego).
Do kiedy fundacja musi złożyć sprawozdanie: do końca 3 miesiąca nowego roku obrotowego.
Termin przyjęcia sprawozdania przez właściwe władze w organizacji – do końca 6 miesiąca nowego roku obrotowego.
Termin przekazania do Urzędu Skarbowego – maksymalnie 10 dni od daty zatwierdzenia przez upoważniony wewnątrz fundacji organ (w praktyce najpóźniej do 10 lipca). Wyjątkiem są organizacje prowadzące działalność gospodarczą oraz organizacje pożytku publicznego, dla których termin ten jest o 5 dni dłuższy i następuje 15 lipca.
Sprawozdanie finansowe a odpowiedzialność karna
Naruszenie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości, czyli niedopełnienie obowiązku złożenia sprawozdania finansowego niesie za sobą poważne konsekwencje. Zgodnie bowiem z artykułem 77 ustawy o rachunkowości, jednostki, które wbrew przepisom dopuszczą się niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzą je niezgodnie z przepisami lub ujmą w nim nieprawdziwe i nierzetelne dane, podlegają karze pozbawienia wolności do lat 2 albo karze grzywny (w skrajnych przypadkach obu tym karom).