Koniec roku w firmie 2025/2026

Najważniejsze obowiązki przedsiębiorcy i zmiany, o których warto pamiętać

Koniec roku podatkowego to zawsze intensywny czas w firmie — zarówno pod względem formalności, jak i podsumowań oraz planowania finansowego na kolejne 12 miesięcy. Przedsiębiorcy muszą przygotować remanent, dostarczyć dokumenty do księgowości, ocenić koszty i dochód, a także podjąć decyzje podatkowe dotyczące roku 2026.

Poniżej prezentujemy kompleksowe zestawienie obowiązków na przełomie 2025/2026 — z perspektywy przedsiębiorcy współpracującego z biurem rachunkowym.

1. Remanent roczny na dzień 31 grudnia 2025 r.

Jedynym elementem zamknięcia roku, którego biuro rachunkowe nie może wykonać za przedsiębiorcę, jest remanent, czyli spis z natury.

Obowiązek dotyczy przedsiębiorców:

  • rozliczających się skalą podatkową lub podatkiem liniowym,
  • prowadzących KPiR, również, gdy działalność jest zawieszona,
  • prowadzących usługi (tu zwykle wychodzi remanent zerowy).

Ryczałtowcy co do zasady remanentu nie sporządzają.

Co uwzględnia remanent?

  • towary handlowe,
  • materiały i surowce,
  • półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe,
  • braki i odpady.

Spis musi przedstawiać faktyczny stan na 31 grudnia 2025 r.
 W ciągu 14 dni należy go wycenić, a biuro rachunkowe ujmie go w KPiR — jako ostatnią pozycję 2025 r. i pierwszą pozycję 2026 r.

2. Zamknięcie roku w KPiR

Po otrzymaniu remanentu biuro rachunkowe:

  • zamyka KPiR za 2025 r.,
  • podsumowuje kolumny księgi,
  • uwzględnia remanent początkowy i końcowy,
  • wylicza roczny dochód firmy,
  • przygotowuje dane do rocznych deklaracji PIT przedsiębiorcy.

Wysokość remanentu wpływa na dochód:

  • remanent końcowy wyższy → dochód rośnie,
  • remanent końcowy niższy → dochód maleje.

Dlatego na koniec roku warto świadomie zarządzać zakupami towarów oraz kosztami niepodlegającymi remanentowi (np. usługi).

Do obniżenia podatku mogą przyczynić się m.in.:

  • wpłaty na IKZE,
  • darowizny na cele OPP lub kultu religijnego,
  • koszty eksploatacyjne firmy poniesione przed końcem roku.

3. Obowiązki podatkowe i ZUS na przełomie 2025/2026

Biuro rachunkowe sporządza deklaracje i informuje przedsiębiorcę o wymaganych płatnościach.

Do 20 stycznia 2026 r.:

  • zapłata składek ZUS za grudzień 2025,
  • zapłata zaliczki na PIT (skala/liniowy) lub ryczałtu,
  • odprowadzenie zaliczek za pracowników (PIT-4, PIT-8A),
  • wysyłka miesięcznej deklaracji ZUS DRA oraz RCA/RSA (jeśli dotyczy),
  • złożenie rocznej deklaracji DEK-R do PFRON – jeśli firma posiada taki obowiązek.

Do ok. 25–27 stycznia 2026 r.:

  • wysyłka JPK_V7M lub JPK_V7K za grudzień,
  • wysyłka informacji VAT-UE (jeśli były transakcje unijne),
  • złożenie VAT-8 i VAT-9M — jeśli dotyczy.

Wakacje składkowe ZUS

  • wniosek o zwolnienie za styczeń 2026 należy złożyć w grudniu 2025,

przysługuje tylko 1 miesiąc w roku.

4. Obowiązki przedsiębiorcy po 1 stycznia 2026 r.

To okres największego natężenia obowiązków kadrowo-płacowych.

Do końca stycznia 2026 r.:

  • PIT-4R, PIT-8AR – do urzędu skarbowego,
  • PIT-11 do urzędu skarbowego (termin ustawowy),
  • IFT-1R – informacja roczna dla nierezydentów,
  • ewentualna ZUS IWA – jeśli firma zgłaszała co najmniej 10 osób do ubezpieczenia wypadkowego.

Do końca lutego 2026 r.:

  • przekazanie PIT-11 pracownikom,
  • przekazanie ZUS IMIR – informacji o przychodach pracowników: emerytów i rencistów,
  • złożenie w ZUS zaświadczeń wymaganych w ramach świadczeń emerytalno-rentowych.

Kwiecień 2026 r. — składka wypadkowa

  • aktualizacja stopy procentowej składki wypadkowej na kolejny rok składkowy,
  • weryfikacja PKD i liczby ubezpieczonych.

Do 30 kwietnia 2026 r.:

  • złożenie rocznych deklaracji:
    • PIT-36 (skala),
    • PIT-36L (liniowy),
    • PIT-28 (ryczałt),
    • DSF-1 (danina solidarnościowa – jeśli dotyczy).

Do 20 maja 2026 r. – roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok

Do 20 maja 2026 r. przedsiębiorcy mają obowiązek złożyć w ZUS roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok. Obowiązek ten dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą, które rozliczają się:

  • na skali podatkowej,
  • podatkiem liniowym,
  • ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Rocznego rozliczenia nie dokonują podatnicy na karcie podatkowej oraz osoby odprowadzające składkę zdrowotną „bez formy opodatkowania” (czyli płacący składkę w stałej, ryczałtowej wysokości), ponieważ ich składka nie zależy ani od przychodów, ani od dochodów z działalności. Jeżeli przedsiębiorca planuje złożyć korygujące dokumenty dotyczące składki zdrowotnej za ubiegły rok, powinien je przekazać najpóźniej w dniu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.
W przypadku braku takiego wniosku, ostateczny termin złożenia korekt upływa 1 lipca 2026 r.

5. Zmiany od 2026 roku — co warto uwzględnić?

Nowe minimalne wynagrodzenie (od 1 stycznia 2026):

  • 4 806 zł brutto – minimalna pensja,
  • 31,40 zł brutto/h – minimalna stawka godzinowa.

Zmiana ta wpływa na:

  • wynagrodzenia pracowników i zleceniobiorców,
  • podstawy niektórych świadczeń,
  • podstawę składek ZUS dla JDG na preferencyjnych zasadach.

Zmiana podstawy składek ZUS dla JDG

Od stycznia:

  • rośnie podstawa preferencyjnych składek (od minimalnego wynagrodzenia),
  • rośnie podstawa „dużego ZUS-u” (od prognozowanego wynagrodzenia na 2026),
  • konieczna jest weryfikacja praw do ulg: Ulga na start, preferencyjny ZUS, Mały ZUS Plus.

Kasowy PIT — ważna możliwość

Od 2026 r. więcej przedsiębiorców może wybrać tzw. kasowy PIT, w którym przychody i koszty rozliczane są po faktycznej zapłacie. Dla firm o nieregularnych płatnościach to realna poprawa płynności.

Zwolnienie z VAT — nowy limit

Od 2026 r. limit zwolnienia z VAT wzrasta do 240 000 zł, co może pozwolić części firm uniknąć rozliczania VAT.

KSeF — obowiązek od 2026 r.

Od 2026 r. Krajowy System e-Faktur przestaje być dobrowolny.
Dla większości przedsiębiorców oznacza to:

  • obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w KSeF,
  • konieczność przygotowania oprogramowania, uprawnień i procedur.

6. Podsumowanie: jak bezpiecznie zamknąć 2025 i wejść w 2026?

Na przełomie roku warto:

  • przygotować prawidłowy remanent,
  • przekazać dokumenty na czas,
  • skonsultować formę opodatkowania na 2026 r.,
  • uwzględnić zmiany w ZUS i minimalnym wynagrodzeniu,
  • przygotować się do KSeF i kasowego PIT,
  • przeanalizować koszty i przychody oraz zaplanować budżet firmy.

7. Dlaczego warto powierzyć rozliczenia profesjonalnemu biuru rachunkowemu?

Nasi klienci nie muszą pilnować terminów, analizować zmian przepisów ani stresować się końcem roku.
To my:

  • zamykamy KPiR,
  • wyliczamy podatki,
  • wysyłamy wszystkie deklaracje i JPK,
  • przygotowujemy rozliczenia roczne,
  • pilnujemy obowiązków kadrowo-płacowych,
  • informujemy o kwotach do zapłaty,
  • pomagamy zaplanować podatki i składki na kolejny rok.

Przedsiębiorca wykonuje jedynie to, czego nie da się delegować — jak remanent.
Całą resztę bierze na siebie księgowość. Myślisz: biuro rachunkowe Zielona Góra? Tylko Grimp!