Staż pracy po nowemu od 1.01.2026 r.: zlecenia, działalność i praca za granicą też będą się liczyć

Podstawa prawna: ustawa z 26.09.2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423), podpisana przez Prezydenta 15.10.2025 r.

O co chodzi?

Od 1 stycznia 2026 r. zmienia się definicja „okresu zatrudnienia” (stażu pracy). Do stażu będzie można doliczyć m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej, a nawet zarobkową pracę za granicą. Pracodawcy będą musieli ponownie przeliczyć staż po dostarczeniu przez pracowników dokumentów — co może przełożyć się na urlopy, dodatki stażowe, odprawy, okresy wypowiedzenia i inne uprawnienia.

1) Ogólny vs. zakładowy staż pracy — krótkie przypomnienie

  • Ogólny staż – sumujemy okresy pracy u wszystkich pracodawców (wpływa np. na wymiar urlopu czy prawo do urlopu wychowawczego).
  • Zakładowy staż – liczymy tylko okresy u aktualnego pracodawcy (m.in. długość okresu wypowiedzenia, odprawy).

Uwaga: po nowelizacji pewne „nieetatowe” okresy też mogą wejść do stażu zakładowego, jeśli były świadczone na rzecz obecnego pracodawcy (szczegóły niżej).

2) Co dokładnie będzie wliczane do stażu?

Nowy art. 302¹ k.p. wprowadza szeroki katalog aktywności:

A. Działalność i współpraca (gdy były opłacane składki)

  • Prowadzenie pozarolniczej działalności (w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
  • Osoba współpracująca z prowadzącym działalność (gdy opłacano składki emerytalne/rentowe/wypadkowe).

B. Umowy cywilnoprawne i spółdzielnie (gdy podlegało się ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym)

  • Umowy zlecenia oraz inne umowy o świadczenie usług (które „podciągają się” pod zlecenie).
  • Umowa agencyjna.
  • Osoba współpracująca z ww. zleceniobiorcą/agentem.
  • Członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej i w spółdzielni kółek rolniczych.

C. Okresy bez tytułu do ZUS – też mogą się liczyć (jeśli są udokumentowane)

  • Przykład: zlecenie studenta do 26 r.ż. (brak ubezpieczeń społecznych), ale okres da się udowodnić – wtedy również wchodzi do stażu.

D. „Ulga na start” i współpraca przy uldze

  • Ulga na start (Prawo przedsiębiorców) – okres bez ZUS emerytalno-rentowego także liczy się do stażu (potwierdzeniem będzie podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu).
  • Osoba współpracująca przy uldze – gdy opłacano składki emerytalne/rentowe/wypadkowe.

E. Zawieszenie działalności na opiekę nad dzieckiem

  • Okres zawieszenia działalności w celu opieki nad dzieckiem, jeśli były opłacone składki emerytalne i rentowe.

F. Zarobkowa praca za granicą (poza stosunkiem pracy)

  • Udokumentowana praca zarobkowa za granicą, wykonywana na innej podstawie niż umowa o pracę (np. kontrakt B2B).

3) Kiedy to wchodzi do stażu zakładowego?

Jeżeli dana aktywność (np. zlecenie, B2B, współpraca) była wykonywana na rzecz obecnego pracodawcy, to ten okres zalicza się nie tylko do stażu ogólnego, ale również do stażu zakładowego.
Przykład: najpierw 3 miesiące zlecenia dla firmy ABC, potem etat w ABC – te 3 miesiące liczą się również do stażu zakładowego (wpływ m.in. na długość wypowiedzenia).

4) Jak to udokumentować? (ZUS + inne dowody)

Ustawodawca wprowadza jasne ścieżki:

  • Działalność / osoba współpracująca / zawieszenie na opiekę
     → Zaświadczenie z ZUS o opłaceniu odpowiednich składek.
  • Zlecenia / usługi / agencyjne / współpraca / spółdzielnie
     → Zaświadczenie z ZUS o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
  • Ulga na start
     → Zaświadczenie z ZUS o podleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu.
  • Okresy bez ZUS (np. student-zleceniobiorca) oraz praca zarobkowa za granicą
  • → Inne wiarygodne dokumenty po stronie pracownika (umowy, potwierdzenia, pisma z instytucji ubezpieczeniowych/podatkowych, zaświadczenia od kontrahentów/pracodawców zagranicznych).

Wniosek do ZUS o zaświadczenie składa się elektronicznie – przez profil informacyjny w systemie ZUS.

5) Nakładanie się okresów – liczymy najkorzystniej

Gdy aktywności się pokrywają (np. etat + równolegle B2B), do stażu wliczamy okres najkorzystniejszy dla pracownika. Nie ma wymogu, by był to już okres zakończony — można liczyć biegnący.

6) Zasady przejściowe — bardzo ważne terminy

  • Wejście w życie przepisów:
    • Sektor publiczny: 1.01.2026 r.
    • Sektor prywatny: pierwszy dzień miesiąca po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw.

Przykładowo, jeśli ogłoszenie nastąpiło 21.10.2025 r., prywatny sektor startuje 1.05.2026 r. (to jedynie ilustracja sposobu liczenia).

  • 2 lata na dostarczenie dokumentów (dla osób zatrudnionych w dniu „startu” przepisów):
    • w sektorze publicznym – dla zatrudnionych 1.01.2026 r.,
    • w sektorze prywatnym – dla zatrudnionych pierwszego dnia miesiąca po 6 mies. od ogłoszenia (np. 1.05.2026 r. w przykładzie).
      Po tym terminie pracodawca nie ma obowiązku doliczania spóźnionych, nieudokumentowanych okresów.
  • Uprawnienia „po nowemu” działają od dnia rozpoczęcia stosowania przepisów, a nie wstecz w sensie wypłat za okres sprzed tej daty.
    Innymi słowy: wcześniejsze lata zaliczymy do stażu, ale nie wyrównujemy świadczeń sprzed daty wejścia zmian.
  • Wyjątki przejściowe:
  1. Trwające nabory na stanowiska (rozpoczęte przed datami wejścia zmian) kończy się według starych zasad.
  2. Wypowiedzenia już biegnące w dniu wejścia zmian liczy się po staremu (doliczenia nowych okresów nie wydłużą rozpoczętego już wypowiedzenia).

7) Inne ważne nowości w pakiecie zmian

  • Do art. 302 k.p. dopisano dodatkowe formacje: do stażu wliczy się także służbę w Straży Marszałkowskiej oraz Służbie Celno-Skarbowej (na zasadach określonych w przepisach szczególnych).
  • Zmieniono Kodeks karny wykonawczy (art. 128 § 1): do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, będzie się wliczać praca na innej podstawie niż stosunek pracy (z wyłączeniem umowy o dzieło).
  • W ustawie o Krajowej Administracji Skarbowej dodano art. 188a: funkcjonariusz Służby Celno-Skarbowej, który po zwolnieniu podejmie pracę w jednostkach KAS, będzie mógł zaliczyć okres służby do stażu dla wszystkich uprawnień z prawa pracy.

8) Co to oznacza w praktyce? (checklisty)

Dla pracodawcy

  • Przygotuj procedurę zbierania dokumentów od pracowników (ZUS i inne dowody).
  • Ustal terminy i odpowiedzialności (HR/kadry) za ponowne ustalanie stażu.
  • Zaktualizuj regulaminy (wynagradzania, ZFŚS, jubileusze, dodatki).
  • Przelicz urlopy, dodatki stażowe, okresy wypowiedzeń (uwaga na zasady przejściowe).
  • Zabezpiecz budżet na ewentualne wyższe świadczenia.

Dla pracownika

  • Zbierz i złóż w terminie wniosek do ZUS o zaświadczenia (elektronicznie).
  • Zgromadź inne dowody dla okresów bez składek ZUS i z zagranicy.
  • Dostarcz wszystko pracodawcy w ciągu 2 lat od startu przepisów (zgodnie z Twoim sektorem).
  • Pamiętaj: uprawnienia „po nowemu” naliczają się od daty obowiązywania w Twoim sektorze.

9) Daty w jednym miejscu

  • Podpis Prezydenta: 15.10.2025 r.
  • Wejście zmian (sektor publiczny): 1.01.2026 r.
  • Wejście zmian (sektor prywatny): 1. dzień miesiąca po 6 mies. od ogłoszenia w Dz.U. (np. przy ogłoszeniu 21.10.2025 r. – 1.05.2026 r.).

Potrzebujesz wsparcia?

Chętnie przeliczymy staż pracy Twojego zespołu, przygotujemy komplet dokumentów i ułożymy procedurę pod nowe przepisy.
📍 Biuro rachunkowe GRIMP Zielona Góra — praktycznie wdrażamy zmiany w kadrach i płacach.