Jak zalogować się do KSeF i nadać dostęp biuru rachunkowemu

(przewodnik dla klientów naszego biura)

Po co ten krok?

KSeF to rządowy system do wystawiania i odbierania e-faktur. Abyśmy mogli automatycznie pobierać Twoje faktury kosztowe i sprawnie je księgować, potrzebujemy, by Twoja firma miała dostęp do KSeF, a nam zostały nadane uprawnienia.

Jesteśmy w etapie zbierania ZAW-FA od klientów – to formularz, dzięki któremu można papierowo nadać/zmienić/odebrać uprawnienia do KSeF (np. wskazać nas jako podmiot uprawniony do dostępu).

Sposoby logowania i autoryzacji w KSeF (w skrócie)

W KSeF działają trzy główne metody uwierzytelnienia (w zależności od typu podmiotu):

  • Profil Zaufany (ePUAP) – dla osób fizycznych (np. JDG).
  • Podpis kwalifikowany – dla osób fizycznych (np. JDG, pełnomocnicy).
  • Kwalifikowana pieczęć z NIP-em – dla spółek i innych podmiotów niebędących osobą fizyczną.

Dodatkowo można używać tokenu KSeF (generowany po zalogowaniu) – służy do integracji z programami i nadawania uprawnień bez wskazania konkretnej osoby (uwaga na bezpieczeństwo tokenów).

Od 1 listopada 2025 r. będzie można wnioskować o nowy certyfikat KSeF (ważny 2 lata). Od 1 lutego 2026 r. certyfikat ma służyć do logowania oraz m.in. do trybów szczególnych (offline/awaryjne).

Kto składa ZAW-FA, a kto nie?

Jednoosobowa działalność (JDG)

  • Zwykle nie składasz ZAW-FA. Logujesz się do KSeF własnym ePUAP lub podpisem kwalifikowanym.
  • ZAW-FA przydaje się, gdy nie masz możliwości autoryzacji elektronicznej albo chcesz papierowo nadać dostęp sobie i/lub innym osobom (np. pracownikom, biuru).

Spółki i inne podmioty nie będące osobą fizyczną

  • Jeżeli posiadasz kwalifikowaną pieczęć z NIP-em, możesz korzystać z KSeF z tzw. uprawnień właścicielskich – bez ZAW-FA.
  • Brak pieczęci? Złóż ZAW-FA i wskaż osobę (np. wspólnika/koordynatora), która otrzyma pierwsze uprawnienia. Ta osoba nada kolejne uprawnienia i/lub wygeneruje tokeny już wewnątrz KSeF.

Opcje, jak załatwić ZAW-FA z naszym biurem

  1. U nas w biurze – przygotujemy druk, podpisujesz na miejscu, a my składamy w US.
  2. Samodzielnie – wyślemy Ci wypełniony formularz:
    • złóż go osobiście w US, pocztą lub jako pismo ogólne przez ePUAP.

Prosimy o krótki telefon/mail przed przyjazdem, żebyśmy przygotowali dokument. Chcemy zamknąć zbieranie ZAW-FA do końca miesiąca.

Logowanie do KSeF – krok po kroku (JDG)

  1. Wejdź na stronę KSeF i wybierz logowanie ePUAP lub podpis kwalifikowany.
  2. Po zalogowaniu możesz:
    • zweryfikować dane firmy,
    • wygenerować token (do integracji z systemem),
    • nadać dostęp innym osobom/podmiotom (np. naszemu biuru) – jeśli wolisz zrobić to samodzielnie online.

Jeśli nie możesz użyć ePUAP/podpisu – skorzystaj z ZAW-FA.

Logowanie / uwierzytelnianie w spółce

  • Masz kwalifikowaną pieczęć z NIP-em? Uwierzytelnisz się nią i od razu nadasz uprawnienia wewnątrz KSeF (bez ZAW-FA).
  • Nie masz pieczęci?
    • Składasz ZAW-FA do US i wskazujesz jedną osobę z uprawnieniami „zarządzanie uprawnieniami”.
    • Ta osoba po wejściu do KSeF nada dostęp kolejnym (wspólnikom, pracownikom, biuru) albo wygeneruje token.

Nadawanie dostępu w KSeF – co dalej?

Złożenie ZAW-FA to pierwszy krok, który umożliwia Państwu dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur.
Dzięki temu przedsiębiorca lub spółka może zalogować się do KSeF i zarządzać uprawnieniami do faktur – w tym m.in. nadać dostęp osobom lub podmiotom, które będą w Państwa imieniu pobierały i obsługiwały faktury (np. naszemu biuru rachunkowemu).

Na tym etapie skupiamy się wyłącznie na zebraniu wszystkich zawiadomień ZAW-FA – tak, aby każdy z naszych klientów miał możliwość wejścia do systemu i rozpoczęcia pracy z KSeF, gdy stanie się to obowiązkowe.

O samym procesie nadawania uprawnień oraz o tym, jak będą wyglądały zasady dostępu dla biura rachunkowego, opowiemy szerzej w następnym artykule. Wyjaśnimy tam, dlaczego warto nadać uprawnienia podmiotowi (czyli biuru) oraz jak to zrobić bezpiecznie i skutecznie.

Co zrobić teraz?

1️⃣ Podpisz ZAW-FA – możesz to zrobić w naszym biurze (my złożymy dokument w urzędzie) lub samodzielnie:

  • osobiście w urzędzie skarbowym,
  • pocztą,
  • lub elektronicznie przez ePUAP jako pismo ogólne.

2️⃣ Skontaktuj się z nami przed przyjazdem – przygotujemy dokument do podpisu, aby wszystko przebiegło sprawnie.

🕓 Termin: chcemy zakończyć zbieranie zawiadomień do końca bieżącego miesiąca, by kolejne etapy wdrożenia KSeF przebiegły bez opóźnień.

Nasza administracja nadzoruje cały proces i kontaktuje się z Państwem w razie potrzeby.
Dziękujemy za szybkie działanie i współpracę – to dzięki temu wspólnie przygotujemy się do bezproblemowego wejścia w KSeF.

Już wkrótce kolejna część naszego cyklu o KSeF – tym razem o nadawaniu uprawnień i bezpieczeństwie dostępu.

Masz pytania?

Napisz na biuro@grimp.pl lub zadzwoń 68 432 99 00.
Jeśli chcesz przyjechać podpisać ZAW-FA, daj znać wcześniej – przygotujemy dokument.

Razem przejdziemy przez KSeF — spokojnie i krok po kroku