Księgowość w fundacjach
Prowadzenie fundacji i stowarzyszeń okolone jest specjalnymi przepisami, których należy bezwzględnie przestrzegać. Działalność w formie organizacji to spore ułatwienie, jednak z drugiej strony, organizacjom stawia się szereg wymagań, z którymi nie musi borykać się standardowy przedsiębiorca. Jakie wymogi formalne i prawne stawia się fundacjom? Czy księgowość w fundacjach jest bardziej skomplikowana niż księgowość w firmie?
Biuro Rachunkowe GRIMP od lat wspiera fundacje i stowarzyszenia. Jeżeli prowadzisz fundację lub dopiero nosisz się z zamiarem jej otworzenia, zgłoś się do Nas. Będziemy fachowym wsparciem i merytorycznym partnerem, z którym dopełnienie obowiązków księgowych będzie bezproblemowe.
Podstawą działalności fundacji jest statut. Statutem jest zapis wszelkich praw i obowiązków fundacji. Statut definiuje działania statutowe, sposoby podejmowania decyzji, formy finansowania działalności fundacji.
KRS fundacji
KRS jest jednym z najważniejszych dokumentów w działalności fundacji. Można pokusić się o stwierdzenie, że wpis do KRS dla fundacji to jak dowód osobisty dla osoby prywatnej. Wpis do KRS uwzględnia informacje o tym, kto jest uprawniony do reprezentowania fundacji oraz w jaki sposób fundacja może być zarządzana. Wpis do KRS jest dokumentem bardzo często wymaganym – przedkładany w urzędach i dołączany do oficjalnej dokumentacji. Wpisu dokonuje się w Krajowym Rejestrze Sądowym – wpis wykonuje się raz, z możliwością późniejszych edycji. Zgłaszanie zmian – nawet tych najdrobniejszych – do KRS jest niezwykle istotne. Zmiany zgłasza się na specjalnych formularzach.
NIP i REGON
Fundacje to również podmioty prawne, które podobnie jak przedsiębiorcy, muszą posiadać cechy podatnika. Niezbędne są więc numer NIP (numer identyfikacji podatkowej nadany przez Urząd Skarbowy) oraz REGON (numer identyfikacyjny nadawany przez Urząd Statystyczny).
Konto bankowe
Fundacja, jak każdy podmiot wykonujący jakiekolwiek operacje finansowe, zobligowana jest do posiadania indywidualnego numeru konta bankowego. Fundacja jest zobowiązana do podania numeru konta urzędom skarbowym, na przykład w trakcie składania wniosku o nadanie numeru NIP. Posiadanie konta dedykowanego wyłącznie fundacji ma też inne praktyczne zalety. Bez indywidualnego konta nie dostaniemy dotacji, nie będziemy mogli skorzystać z otrzymywania odpisu podatków z puli 1%.
Księgowość w fundacjach
Wszystkie organizacje pozarządowe oraz fundacje – również te, które utrzymują się wyłącznie z darowizn czy składek i nie prowadzą działalności zarobkowej – są zobligowane do prowadzenia tak zwanej ‘normalnej księgowości’. Rokrocznie, po zakończeniu okresu rozliczeniowego, fundacje muszą złożyć coroczne sprawozdanie finansowe – bilans.
Księgowość w fundacjach prowadzona jest, zgodnie z ustawą o rachunkowości, w oparciu o dokumentację i księgi finansowe. Fundacja zobligowana jest również do wypełniania obowiązku sprawozdawczego przed urzędem skarbowym i ZUS-em. Jeżeli w fundacji/stowarzyszeniu prowadzone są projekty finansowane z zewnętrznych źródeł, na fundacji ciąży obowiązek sprawozdawczy z realizacji projektów. Do zajęć osoby (firmy) zajmującej się księgowością fundacji, należy również troska o płynność finansową stowarzyszenia i analiza finansowa kondycji fundacji.
Co ważne, księgowość w fundacjach można prowadzić na różnych zasadach. W grę wchodzą wolontariat, zatrudnienie lub zlecenie tego podmiotowi zewnętrznemu. Stowarzyszenia i fundacje, zgodnie z założeniami ustawy o rachunkowości, muszą posiadać opracowaną specjalną politykę rachunkowości, która uwzględnia panujące w stowarzyszeniu zasady finansowe, według których będą prowadzone księgi rachunkowe. Strategia może być przygotowana przez księgową/księgowego/biuro rachunkowe lub przedstawiciela fundacji, jednak bezwzględnie musi być zatwierdzona przez zarząd (walne zebranie) fundacji/stowarzyszenia. Polityka finansowa fundacji powinna zawierać takie informacje jak:
• Rozplanowanie kont bankowych;
• Zalecenia dotyczące przechowywania i archiwizacji dokumentacji finansowej;
• Sposób amortyzowania środków trwałych;
• Informacje o sposobie księgowania kosztów przynależących do roku poprzedniego, a realizowanych w roku następnym;
• Obieg dokumentów;
• Ewidencję środków trwałych;
Sprawozdanie finansowe w fundacji
Organizacje pozarządowe, w tym fundacje, zobligowane są do składania corocznego sprawozdania finansowego, zwanego potocznie bilansem. Takie sprawozdanie składa się każdego roku, najpóźniej do 10 lipca. Na sprawozdanie składają się: bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe. Jeżeli fundacja prowadzi dodatkowo działalność gospodarczą, ma obowiązek do 15 lipca złożyć odpowiednie sprawozdanie finansowe również do KRS. Organizacje działające na zasadzie organizacji pożytku publicznego (status OPP) muszą takie sprawozdanie umieścić w ministerialnej internetowej bazie sprawozdań, również najpóźniej do 15 lipca.
Chcesz wiedzieć więcej o sprawozdaniu finansowym? Zapraszamy do osobnego artykułu Sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie merytoryczne
Część stowarzyszeń czy fundacji ma obowiązek sporządzania również tak zwanego sprawozdania merytorycznego. Taki obowiązek mają na przykład fundacje starające się o dofinansowania oraz organizacje, które odpowiadają przed ministrem kultury. Wzór obowiązującego sprawozdania można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 maja 2001 roku w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji. Sprawozdania merytoryczne obowiązkowo muszą sporządzać również stowarzyszenia i fundacje posiadające status OPP. Ich wzór takich sprawozdań można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 12 lutego 2013 r. w sprawie wzorów rocznego sprawozdania merytorycznego oraz rocznego uproszczonego sprawozdania merytorycznego z działalności organizacji pożytku publicznego.
Audyty w stowarzyszeniach
W przypadku organizacji, które prowadzą działalność gospodarczą i spełniają przynajmniej dwa z trzech następujących warunków:
- Zatrudniają w przeliczeniu na pełen etat co najmniej 50 osób.
- Suma aktywów w bilansie wyniosła co najmniej 2,5 milionów euro.
- Przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów operacji finansowych w skali roku wyniosły co najmniej 5 milionów euro.
Organizacje te mają obowiązek poddania się audytowi. Audyt, który wykonuje biegły rewident ma wykazać, czy fundacja działała prawidłowo i zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Opinię biegłego rewidenta należy dołączyć do sprawozdania przedkładanego w urzędzie skarbowym i KRS. Taki audyt muszą sporządzać również organizacje OPP, które spełniają wszystkie 3 następujące warunki: realizują zadania zlecone, otrzymały na realizację zadań zleconych co najmniej 50 tysięcy złotych, osiągnęły dochody w wysokości co najmniej 3 milionów. Opinię biegłego rewidenta, będącą efektem audytu również przedkłada się wraz ze sprawozdaniami do urzędu skarbowego i KRS.
Podatki w fundacjach
Pomimo, iż wiele organizacji i stowarzyszeń jest zwolnionych z płacenia podatku dochodowego, nie jest to automatyczne zwolnienie. Organizacje muszą spełniać pewne warunki. Wolne od opodatkowania dochodowego są organizacje, które w celu statutowym wskazały działalność naukową, naukowo-techniczną, oświatową, kulturalną lub związaną z ochroną środowiska. Podatku nie płacą także organizacje zajmujące się wspieraniem inicjatyw społecznych na rzecz budowy dróg i sieci telekomunikacyjnej na wsi oraz zaopatrujące wsie w wodę. Do grona organizacji zwolnionych z płacenia podatku zaliczamy również organizacje dobroczynne, organizacje związane z ochroną zdrowia i pomocą społeczną, rehabilitacją zawodową i społeczną oraz organizacje związane z kultem religijnym.
W przypadku fundacji, które zatrudniają pracowników na umowy o pracę, kontrakty i umowy o dzieło lub zlecenie, stowarzyszenia takie są zobligowane do płacenia podatku dochodowego od osób fizycznych (ponieważ są pełnoprawnym pracodawcą osoby zatrudnianej).