Dokumentowanie kosztów w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) – poradnik

Koszty są stałym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Prawo wymaga, by były one odpowiednio dokumentowane. Między innymi w tym celu musisz prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów, czyli w skrócie KPiR.

Poprawne prowadzenie KPiR pozwala Ci nie tylko na rzetelne rozliczenie podatkowe – co jest dla Ciebie po prostu opłacalne i pozwala płacić niższe zobowiązania, ale umożliwia także pełną kontrolę nad wydatkami i przychodami Twojej firmy.

Jak zatem sprawnie prowadzić podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów, by uniknąć błędów, zminimalizować ryzyko kontroli skarbowych oraz zapewnić sobie pełne rozliczenie kosztów? Poniżej znajdziesz praktyczny poradnik, który Ci w tym pomoże.

Co to jest Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR)?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to uproszczona forma ewidencji księgowej. Służy do rejestrowania przychodów i kosztów związanych z działalnością gospodarczą, co pozwala na prawidłowe obliczenie podstawy opodatkowania.

Ma ona ściśle określoną strukturę. Jej wzór znajduje się w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Kto musi prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów?

Obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, które:

1. Prowadzą działalność gospodarczą i rozliczają się według skali podatkowej (zasad ogólnych) lub podatku liniowego.
2. Nie przekroczyły 2 milionów euro przychodu. Przekroczenie tego limitu obliguje do przejścia na pełną księgowość.
3. Nie są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości (np. spółki akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością, niektóre fundacje i stowarzyszenia mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości – niezależnie od przychodów).

Rodzaje kosztów w KPiR – co można ująć w ewidencji?

W KPiR możesz ująć wszystkie wydatki, które są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, pod warunkiem że mają one na celu uzyskanie, zabezpieczenie lub zachowanie przychodów.

Mogą to być np.:

• koszty zakupu towarów handlowych,
• koszty różnego rodzaju usług (np. wynajem biura, usługi księgowe),
• koszty materiałów (np. surowce potrzebne do produkcji),
• koszty pracownicze (wynagrodzenia, składki ZUS),
• amortyzacja środków trwałych,
• koszty marketingowe (reklama, promocje),
• koszty biurowe (artykuły papiernicze, narzędzia).

Koszty bezpośrednie a koszty pośrednie

Koszty w KPiR dzieli się na koszty bezpośrednie i koszty pośrednie.

Czym się one od siebie różnią?

• Koszty bezpośrednie to wydatki, które są bezpośrednio związane z konkretnymi przychodami. Przykładem może być zakup materiałów, które wykorzystujesz do produkcji towarów, a następnie sprzedajesz.
• Koszty pośrednie to z kolei wydatki związane z ogólnym funkcjonowaniem firmy, które nie są powiązane z jednym, konkretnym przychodem. Przykład to wydatki na wynajem biura, opłaty za prąd czy telefon.

Zasady dokumentowania kosztów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów

Bez właściwej dokumentacji dany wydatek nie może być uznany za koszt uzyskania przychodu. O czym pamiętać, aby prawidłowo prowadzić ewidencję?

Faktury, paragony, umowy – jakie dokumenty są wymagane?

Do najczęściej spotykanych dokumentów, które są podstawą do wpisania kosztu do KPiR, należą:

• faktury VAT,
• rachunki, 
• paragony fiskalne,
• umowy cywilnoprawne (o dzieło, zlecenia),
• dowody wewnętrzne – mogą być stosowane w wyjątkowych sytuacjach, np. przy drobnych wydatkach na parking – na podstawie biletu parkingowego.

Najczęstsze błędy w dokumentowaniu kosztów – jak ich unikać?

Niewłaściwe dokumentowanie wydatków może prowadzić do płacenia podatków w błędnej wysokości, problemów z urzędem skarbowym, a także utrudniać zarządzanie finansami firmy.

Oto kilka często popełnianych błędów, których warto się wystrzegać!

• Brak odpowiednich dokumentów – niedostarczenie faktury, paragonu czy umowy skutkuje tym, że dany koszt nie może zostać uwzględniony.
• Nieodpowiednie opisanie faktury – brak szczegółowego opisu może budzić wątpliwości urzędu skarbowego co do zasadności wydatku.
• Nieczytelne lub uszkodzone dokumenty, co najczęściej dzieje się na skutek ich nieprawidłowego przechowywania,
• Zgubienie dokumentu – pamiętaj o odpowiednim przechowywaniu wszystkich dokumentów księgowych.
• Nieprawidłowe przyporządkowanie kosztu – błędne rozróżnienie między kosztami bezpośrednimi a pośrednimi może wpłynąć na wysokość należnego podatku.
• Dokumentowanie kosztów poza terminem – przedsiębiorcy często zapominają o terminowym ujmowaniu kosztów w księgach, a opóźnienia w dokumentowaniu wydatków mogą prowadzić do problemów z rozliczeniem podatkowym w danym okresie.

Koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodu – na co uważać?

Nie każdy wydatek, który ponosisz, może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu.

W Księdze Przychodów i Rozchodów nie powinny się znaleźć m.in.:

• kary i grzywny,
• wydatki na reprezentację (np. wystawne kolacje z klientami),
• składki ZUS właściciela działalności,
• wydatki na remont nieruchomości prywatnej,
• wydatki na życie prywatne (np. zakup ubrań, kosmetyków).

Przy dokumentowaniu kosztów pamiętaj więc, aby uwzględniać tylko te, które mają związek z prowadzeniem Twojej działalności gospodarczej i przyczyniają się do uzyskania lub zachowania przychodu.

Korekta kosztów w KPiR – jak poprawnie wprowadzać zmiany?

Prowadzenie własnej firmy to bardzo dynamiczne zajęcie. Korekta kosztów w KPiR jest niekiedy niezbędna – i należy ją przeprowadzać. Prawo w żaden sposób tego nie utrudnia.

Zastanawiasz się, kiedy należy dokonać korekty kosztów? Jest ona konieczna w kilku sytuacjach.

• Błędy rachunkowe lub oczywiste omyłki. Jeśli na fakturze lub innym dokumencie księgowym pojawił się błąd, np. w ilości, cenie towaru lub usługi czy stawce VAT, należy wystawić fakturę korygującą.
• Zmiana okoliczności. Korekta jest wymagana również wtedy, gdy zmieniają się okoliczności danej transakcji. Może chodzić np. o udzielenie rabatu, zwrot towaru czy zmianę ceny.

Jakie dokumenty są potrzebne do wykonania korekty?

• Faktura korygująca (tzw. faktura korekta). Wystawia ją sprzedawca w przypadku błędów lub zmian w pierwotnej fakturze.
• Nota korygująca. Może być wystawiona przez nabywcę, ale tylko w przypadku korekty danych formalnych – jak adres, NIP, daty.

Jak wprowadzać korekty w KPiR?

Korekta kosztów powinna być wprowadzona w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca lub inny dokument potwierdzający przyczyny korekty.

Oto kroki, które należy w tym celu podjąć.

• Sprawdź, czy błąd wynika z rachunkowego błędu, oczywistej omyłki czy zmiany okoliczności.
• Wystaw odpowiednią fakturę korygującą.
• Zmniejsz lub zwiększ koszty uzyskania przychodów w odpowiedniej kolumnie KPiR.

Przechowywanie dokumentów księgowych – jakie są wymagania?

Dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez minimum 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym dokonano rozliczenia. W tym okresie urząd skarbowy ma prawo przeprowadzić kontrolę podatkową, a Ty musisz umożliwić jego przedstawicielom dostęp do pełnej dokumentacji.

Możesz je przechowywać samodzielnie lub zlecić to zadanie biuru rachunkowemu. W przypadku powierzenia przechowywania dokumentów zewnętrznemu podmiotowi należy zgłosić ten fakt naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 15 dni od podjęcia takiej decyzji.

Pamiętaj, że nieprawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych może skutkować poważnymi konsekwencjami – w tym karami finansowymi.

Cyfrowe vs. papierowe – jak najlepiej archiwizować dokumenty?

W dzisiejszych czasach przedsiębiorcy mają możliwość archiwizowania dokumentów zarówno w formie cyfrowej, jak i papierowej. Każda z tych metod ma swoje zalety, ale cyfryzacja staje się coraz bardziej popularnym wyborem.

Dlaczego? Przede wszystkim ze względu na fakt, że pozwala zaoszczędzić miejsce, a także ułatwia zarządzanie dużą ilością danych. Elektroniczne archiwum daje szybki dostęp do dokumentów, co zwiększa efektywność pracy – szczególnie w przypadku firm, które muszą obsługiwać wielu klientów lub projektów.

Jeżeli decydujesz się na takie rozwiązanie, pamiętaj, aby skanować dokumenty w wysokiej jakości (jeżeli nie zostały oryginalnie wystawione w formie cyfrowej).

Warto również zadbać o odpowiednie zabezpieczenie oryginałów. Ważne jest, aby odpowiednio je przechowywać – z dala od wilgoci, ognia czy innych zagrożeń. Takie podejście gwarantuje, że nawet w razie ewentualnych problemów z systemem elektronicznym, ważne dokumenty będą bezpieczne.