Czym jest przedawnienie faktury?

Przedawnienie faktury oznacza przedawnienie roszczenia stwierdzonego wystawioną fakturą VAT. Faktura VAT to dokument księgowy stwierdzający istnienie zobowiązania, natomiast samym zobowiązanie określa umowa między stronami, wraz z zawartymi w niej prawami i obowiązkami obu stron. Przedawnienie faktury w gruncie rzeczy oznacza więc przedawnienie roszczeń wynikających z określonego stosunku prawnego określonego umową.

Jakie są terminy przedawnienia faktur w Polsce?

Zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego faktury wystawione za sprzedaż towarów i usług, a także umowy zlecenie i umowy o dzieło ulegają przedawnieniu z upływem 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego.

Wyjątkiem jest branża transportowa, w tym umowy użyczenia, przewozu czy spedycji, gdzie okres ten jest krótszy i wynosi rok. Jeżeli usługa obejmowała przewóz międzynarodowy, czas ten nieco się wydłuża i wynosi rok i trzy miesiące.

W przypadku pozostałych roszczeń co do zasady, w świetle prawa polskiego termin przedawnienia wynosi 6 lat. Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się z upływem 3 lat.

Roszczenia o świadczenia okresowe to roszczenia, które dłużnik zobowiązany jest spełniać w określonych odstępach czasu. Typowy przykład świadczenia okresowego jest czynsz dzierżawny wynikający z umowy dzierżawy, odsetki z tytułu opóźnienia zapłaty faktury czy renta.

Jak liczyć termin przedawnienia faktury?

Obliczając termin przedawnienia faktury, należy pamiętać, że zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego przypada on na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że jest krótszy niż dwa lata.

Przykładowo: jeżeli wystawiono fakturę za sprzedaż towaru z terminem płatności do 31 marca 2022 roku, to termin przedawnienia przypadnie na dzień 31 grudnia 2024 roku. A więc w praktyce niezapłacona faktura przedawni się po 2 latach i 10 miesiącach.

Roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się po dwóch latach od dnia oddania dzieła, a jeżeli nie zostało ono oddane – od dnia, w którym zgodnie z umową miało ono być wykonane i oddane.

Co istotne, wysłanie przez kontrahenta wezwania do zapłaty należności wcale nie przerywa biegu przedawnienia faktury. Z kolei odsetki od faktur zapłaconych po terminie przedawniają się jako okresowe roszczenie po upływie 3 lat, a od faktur niezapłaconych ulegają przedawnieniu wraz z należnością główną.

Co zrobić, gdy faktura jest przedawniona?

Faktura przedawniona to nie to samo, co przeterminowana faktura. Z dochodzeniem zapłaty za fakturę przeterminowaną nie warto czekać. Już dzień po terminie wierzyciel ma prawo przypomnieć zadłużonemu o upływie terminu zapłaty faktury i poprosić o jak najszybsze uregulowanie należności. Takie działania chronią przed utratą płynności finansowej przez przedsiębiorstwo oraz chronią przed perspektywą przedawnienia roszczenia.

Co jednak zrobić, gdy termin przedawnienia faktury zbliża się wielkimi krokami, a należność nadal nie została opłacona? W takiej sytuacji trzeba podjąć zdecydowane działania, do których zaliczamy:

• bezpośredni kontakt z kontrahentem – może się okazać, że nieopłacone świadczenie jest wynikiem błędu czy przejściowych problemów finansowych przedsiębiorcy. W takim wypadku warto ustalić nowy termin płatności lub wynegocjować inne warunki spłaty,
• wysłanie wezwania do zapłaty – jeżeli próby polubownego załatwienia sprawy okażą się nieskuteczne, warto wysłać formalne wezwanie do zapłaty, które jednoznacznie określa kwotę należności, ostateczny termin płatności i konsekwencje wynikające z braku jej uregulowania,
• złożenie pozwu – brak reakcji ze strony dłużnika na próby kontaktu i wezwanie do zapłaty, konieczne może być złożenie pozwu do sądu, które przerywa bieg przedawnienia i daje dodatkowy czas na odzyskanie należności,
• zlecenie sprawy firmie windykacyjnej – jeżeli przedsiębiorca nie chce samodzielnie dochodzić roszczenia na drodze sądowej, może wynająć usługi firmy windykacyjnej, która specjalizuje się w odzyskiwaniu długów i oferuje skuteczne narzędzia w negocjacjach z dłużnikiem.

Jakie są konsekwencje prawne przedawnienia faktury?

Przedawnienie faktury oznacza, że przedsiębiorca nie ma możliwości przymusowego dochodzenia od dłużnika uczynienia zadość roszczeniom z tytułu umowy. Nie oznacza jednak automatycznego umorzenia długu. Nadal można dochodzić odzyskania należności na drodze postępowania sądowego. Trzeba jednak mieć na uwadze, że druga strona może wysunąć zarzut przedawnienia, który w przypadku zasadności, spowoduje oddalenie powództwa przez sąd.

W 2018 roku zaczął obowiązywać art. 117.1 Kodeksu Cywilnego mający chronić przedsiębiorców w przypadku konieczności uwzględnienia z urzędu upływu okresu przedawnienia roszczenia. Odmowa uwzględnienia upływu terminu przedawnienia jest możliwa w sytuacji, gdy:

• zachodzi wyjątkowy przypadek,
• wymagają tego względy słuszności,
• odmowa zachodzi po rozważeniu interesów obu stron.

Na skutek upływu terminu przedawnienia roszczenia nie zachodzi jego samoistne wygaśnięcie. Roszczenie nadal istnieje, przy czym nie można już domagać się jego spełnienia na drodze przymusu państwowego.