Co to jest dekretacja dokumentów księgowych i jak ją przeprowadzać?

Dekretacja to jeden z obowiązków przedsiębiorcy wynikający z zapisów ustawy o rachunkowości. Dekret księgowy stanowi adnotację w dokumentacji odnośnie czasu, miejsca i charakterystyki operacji gospodarczej oraz komórki gospodarczej odpowiedzialnej za określoną transakcję.

Dowiedz się, na czym polega dekretacja dokumentów księgowych i w jakim celu się ją wykonuje.

Czym jest dekretacja dokumentów księgowych?

Dekretacja to stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia w księgach rachunkowych i podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Opisanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych dotyczy podania daty, pod którą dany dowód został zaewidencjonowany w księgach rachunkowych, podaniem kont, na których zapis zostanie dokonany i stron tych kont (Wn i Ma), ewidencji analitycznej, jeśli jest przeprowadzona oraz wartości operacji gospodarczej.

Kontrola dokumentów potwierdzona dekretacją ma na celu sprawdzenie kompletności i rzetelności dowodu księgowego oraz ewentualne wykrycie błędów rachunkowych. Kontrola obejmuje:

• zakres merytoryczny – sprawdzenie zgodności treści dokumentu z rzeczywistym przebiegiem udokumentowanej transakcji. Kontroli dokonuje kierownik działu, którego dotyczy dana transakcja. Dział księgowy powinien otrzymać informację, czy zakup miał miejsce i czy wartość podana na fakturze jest poprawna,
• zakres rachunkowy – sprawdzenie poprawności wyliczeń na otrzymanym dokumencie; dokonuje go dział księgowy,
• zakres formalny – sprawdzenie, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy i zapisy.

Jakie dokumenty w firmie wymagają dekretacji?

Obowiązek dekretacji dokumentów księgowych obejmuje następujące dowody księgowe:

• dowody zewnętrzne własne, wystawione przez daną jednostkę i przekazane do kontrahenta w oryginale (wystawiane faktury VAT, noty księgowe, rachunki itp.),
• dowody zewnętrzne obce, wystawione przez zewnętrznych kontrahentów i przekazane jednostce w oryginale (faktury VAT, rachunki),
• dowody wewnętrzne (listy płac, rozliczenia umów zlecenie i o dzieło), dokumenty kasowe (KP, KW, druki związane z zaliczkami), dokumenty magazynowe (PZ, RW, MM) oraz dokumenty dotyczące środków trwałych (OT, PT, LT),
• dowody zbiorcze, na przykład raport kasowy.

Jak prawidłowo przeprowadzić dekretację dokumentów księgowych?

Prawidłowa dekretacja dokumentów księgowych powinna przebiegać według szczegółowej instrukcji, która zazwyczaj obejmuje rejestrację dokumentu i przekazaniem go do dekretacji, zadekretowanie dokumentu przez upoważnioną do tego osobę i przekazanie zadekretowanego pisma do właściwego działu.

Jakie błędy mogą wystąpić podczas dekretacji i jak ich unikać?

Podczas przeprowadzania dekretacji dokumentów księgowych i wprowadzania ich do ksiąg rachunkowych mogą zostać popełnione błędy. Najczęściej zdarza się:

• zaksięgowanie prawidłowej kwoty na nieprawidłowych kontach (lub koncie),
• zaksięgowanie nieprawidłowej kwoty na prawidłowych kontach (lub koncie),
• zaksięgowanie nieprawidłowej kwoty na nieprawidłowych kontach (lub koncie),
• zaksięgowanie operacji na właściwych kontach, ale po niewłaściwej stronie kont,
• dwukrotne ujęcie tej samej operacji gospodarczej.
• pominięcie jakiejś operacji w trakcie księgowania.

Stwierdzone w zapisach księgowych błędy koryguje się zgodnie z zasadami określonymi w art. 25 ustawy o rachunkowości. Korekta polega na skreśleniu błędnej treści i wpisaniu nowej, zachowując czytelność treści skreślonej i potwierdzając korektę datą i podpisem. Korekty muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych przed zamknięciem miesiąca.

Druga możliwość to wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędów, dokonywane zapisami tylko dodatnimi lub tylko ujemnymi. Zapisy korygujące w księgach prowadzonych w formie elektronicznej wykonuje się za pomocą księgowania nazywanego storno. Storno czerwone oznacza korekty przeprowadzane tylko zapisami ujemnymi, a storno czarne – zapisami dodatnimi.

Dekretacja obejmuje zarówno dokumenty papierowe, jak i elektroniczne. W przypadku dokumentów elektronicznych zapis potwierdza się elektrycznym podpisem i dołączonymi do niego danymi pozwalającymi zidentyfikować osobę dekretującą. Dokonując dekretacji przy pomocy programu komputerowego, zaleca się, aby system wygenerował wydruk zawierający niezbędne elementy. Przy elektronicznej dekretacji nie ma obowiązku powielania informacji i ich ręcznego zapisywania.

Dokumenty papierowe wymagają wykonania odręcznej notatki i uzupełnienia jej datą oraz podpisem osoby upoważnionej. Aby usprawnić ten proces i uniknąć błędów, często korzysta się z gotowych pieczątek. Wtedy wystarczy uzupełnić niezbędne informacje i złożyć pod nimi podpis.