Jak poprawnie wypełnić formularz VAT-R

Formularz VAT-R jest oficjalnym dokumentem służącym do zarówno rejestracji, jak i aktualizacji danych związanych z podatkiem od towarów i usług (VAT). Za jego pośrednictwem przedsiębiorca może zgłosić się jako podatnik VAT czynny bądź podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT. Ten sam druk obejmuje także rejestrację lub modyfikację danych potrzebnych do celów VAT-UE. Poniższy poradnik przybliża, jak krok po kroku wypełnić VAT-R, uwzględniając jednocześnie szczegółowe wyjaśnienia dotyczące każdego z pól formularza.

Charakterystyka formularza VAT-R i sposoby jego złożenia

Zgodnie z wytycznymi urzędowymi formularz VAT-R wypełnia się w jasnych polach (białych), natomiast pola zaciemnione są przeznaczone do uzupełnienia przez pracowników urzędu skarbowego. W sytuacji, gdy podatnik decyduje się na ręczne sporządzenie wniosku, niezbędne jest zastosowanie drukowanych liter. Alternatywnie można też skorzystać z programów do wypełniania dokumentów w sposób interaktywny, które pozwalają generować gotowe pliki XML lub formularze do wydruku.

Druk VAT-R można złożyć w urzędzie skarbowym na kilka sposobów:

  1. Osobiście – w takim przypadku warto wydrukować dwa egzemplarze druku: jeden składamy w urzędzie, a drugi zostaje w dokumentacji firmowej z odnotowaną datą złożenia i przyjęcia.
  2. Za pośrednictwem poczty – przed wysłaniem należy koniecznie podpisać druk i sprawdzić poprawność adresu urzędu.
  3. Przez platformę e-Urząd Skarbowy – umożliwiającą składanie różnych wniosków i deklaracji w formie elektronicznej.
  4. Elektronicznie (z podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym) – dotyczy to głównie sytuacji, gdy VAT-R stanowi załącznik do wniosku o wpis bądź zmianę wpisu w CEIDG.

Pierwszym krokiem przy wypełnianiu VAT-R jest wpisanie w rubryce numer 1 (po lewej stronie) Identyfikatora podatkowego – NIP podatnika. Dla jednoosobowej działalności gospodarczej będzie to NIP właściciela, natomiast w wypadku spółki cywilnej – konieczne jest podanie NIP spółki, ponieważ to ona, a nie jej wspólnicy, stanie się podatnikiem VAT. W przypadku podmiotów, które dopiero występują o nadanie numeru NIP wraz ze zgłoszeniem rejestracyjnym (za pośrednictwem CEIDG), pola dotyczącego NIP nie wypełnia się. Rubryki 2 i 3 są przeznaczone wyłącznie do uzupełnienia przez urząd.

W jakich sytuacjach składa się VAT-R?

  • Rejestracji – przed dokonaniem pierwszej czynności opodatkowanej, ale również w przypadku rezygnacji ze zwolnienia albo utraty prawa do zwolnienia.
  • Aktualizacji – zawsze, gdy w danych objętych poprzednim zgłoszeniem nastąpiła zmiana (podatnik ma na to 7 dni od daty zaistnienia zmiany).

Przepisy wymagają rejestracji na VAT przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej. Jeśli podatnik korzystał dotąd ze zwolnienia podmiotowego (na mocy art. 113 ustawy o VAT) i z uwagi na wzrost obrotów czy inną przyczynę ma obowiązek wejścia do VAT, to również musi dokonać rejestracji przed przekroczeniem limitu lub rezygnacją ze zwolnienia.

Warto dodać, że jeżeli podatnik potrzebuje potwierdzenia rejestracji, może wystąpić z wnioskiem o wydanie stosownego zaświadczenia. Wtedy będzie musiał uiścić opłatę skarbową w wysokości 170 zł.

Wybór właściwego urzędu skarbowego

W polu nr 5 konieczne jest wskazanie nazwy urzędu skarbowego, do którego kieruje się druk. Zasada ustalania właściwości miejscowej jest następująca:

  • Osoby fizyczne – urząd odpowiedni ze względu na miejsce zamieszkania (ten sam, co dla rozliczeń podatku dochodowego).
  • Pozostałe podmioty, np. spółki – urząd właściwy ze względu na adres siedziby.
  • Podmioty niemające siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, lecz chcące skorzystać z procedury SME (art. 113a ustawy VAT) – Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Jeżeli przedsiębiorca ma miejsce zamieszkania poza terytorium Polski, to wypełnia pola 6 i 7.

W sytuacji aktualizacji danych, którą zgłasza się przez VAT-R, niezbędne będzie ponadto uzupełnienie pól 8 i 9, wskazując, czy zmieniono urząd skarbowy obsługujący rozliczenia VAT.

Część B – Dane podatnika

W części B formularza należy podać szczegółowe dane identyfikacyjne podatnika:

  • Pozycje z symbolem „*” przeznaczone są dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi.
  • Pozycje oznaczone „**” wypełniają osoby fizyczne (m.in. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą).

B.1. W tej sekcji wprowadza się podstawowe dane identyfikacyjne podmiotu (nazwa, forma prawna) lub osoby fizycznej (imię, nazwisko). Następnie należy zaznaczyć, czy dotyczy to:

  • Podatnika niebędącego osobą fizyczną,
  • Osoby fizycznej,
  • Osoby zagranicznej (czyli podmiotu z siedzibą poza terytorium kraju lub niemającego stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce),
  • Grupy VAT.

B.2. – tutaj wskazuje się adres zamieszkania w przypadku osób fizycznych lub adres siedziby, jeśli podatnik nie jest osobą fizyczną.

B.3. – ta część dotyczy wyłącznie osób zagranicznych (podatników, którzy nie mają ani siedziby, ani stałego miejsca działalności gospodarczej w Polsce).

Część C – Obowiązek podatkowy w zakresie VAT

Część C jest kluczowa, bo przedstawia szczegółowe informacje o tym, dlaczego podatnik rejestruje się do VAT lub zgłasza aktualizację. Podzielono ją na trzy sekcje:

  1. C.1. Okoliczności, które kształtują obowiązek podatkowy,
  2. C.2. Informacje powiązane ze składaniem deklaracji,
  3. C.3. Informacje o wykonywaniu wewnątrzwspólnotowych transakcji.

We wszystkich polach oznaczonych w C.1., C.2. i C.3. należy zaznaczyć właściwe kwadraty, odpowiadające indywidualnej sytuacji podatnika – zarówno przy pierwszej rejestracji, jak i przy aktualizacji.

C.1. Okoliczności określające obowiązek podatkowy

  • Poz. 27: zakreśla podmiot, który nie jest podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT, a więc nie prowadzi samodzielnej działalności gospodarczej jako osoba prawna, jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej lub osoba fizyczna.
  • Poz. 28: odnosi się do podatników, którzy mają siedzibę działalności gospodarczej poza Polską.
  • Poz. 29: wskazuje się, gdy przy zakładaniu działalności gospodarczej nie przysługuje zwolnienie z VAT (art. 113 ust. 1 i 9) z racji prognozowanego obrotu przekraczającego limit do zwolnienia.
  • Poz. 30: przeznaczona dla podatnika, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego (art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT), lecz mimo to pragnie się zarejestrować jako „podatnik VAT zwolniony”.
  • Poz. 31: dotyczy podatnika z innego państwa członkowskiego UE, który w Polsce zamierza korzystać ze zwolnienia podmiotowego w ramach procedury SME (art. 113a ust. 1).
  • Poz. 32: zaznacza się w przypadku wyłącznie sprzedaży towarów lub usług zwolnionych przedmiotowo (art. 43 ust. 1, z wyłączeniem pkt 3 i art. 82).
  • Poz. 33: odnosi się do rolników ryczałtowych, którzy korzystają ze zwolnienia na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy.
  • Poz. 34: wypełnia podatnik rezygnujący ze zwolnienia określonego w art. 113 ust. 1 lub 9, czyli przestaje korzystać z limitu obrotów i dobrowolnie wchodzi w VAT.
  • Poz. 35: dotyczy rolnika ryczałtowego, który rezygnuje z przysługującego mu zwolnienia (art. 43 ust. 1 pkt 3).
  • Poz. 36: dotyczy podatników rezygnujących ze zwolnienia zgodnie z art. 113a ust. 1 (procedura SME).
  • Poz. 37: zakreśla się, gdy podatnik traci (lub utracił już) prawo do zwolnienia z uwagi na przekroczenie limitu (art. 113 ust. 1 lub 9).
  • Poz. 38: wskazuje podatników, którzy tracą (lub utracili) zwolnienie na mocy art. 113a ust. 1 ustawy (przepisy regulujące procedurę SME, gdzie limit 100 000 euro obrotu w UE może skutkować utratą zwolnienia).
  • Poz. 39: dotyczy podatników prowadzących wyłącznie czynności wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy (uniemożliwiające zastosowanie zwolnienia podmiotowego).
  • Poz. 40: wypełniają dostawcy z siedzibą poza terytorium Polski, dokonujący wewnątrzwspólnotowej sprzedaży na odległość, w sytuacji gdy towary są wysyłane z Polski.
  • Poz. 41: dotyczy podatników „ułatwiających” dostawy, o których mowa w art. 7a ust. 1 i 2 ustawy o VAT (chodzi o platformy elektroniczne umożliwiające sprzedaż).
  • Poz. 42: dotyczy podatników „ułatwiających” dostawy i świadczenia, o których mowa w art. 109b ust. 1 ustawy (dotyczy usług i transakcji rozliczanych w procedurach szczególnych).
  • Poz. 43: wprowadza się konkretną datę nabycia bądź utraty prawa do zwolnienia lub datę rezygnacji z tego zwolnienia.
  • Poz. 44: dotyczy rezygnacji ze zwolnienia przedmiotowego w obszarze usług finansowych (art. 43 ust. 1 pkt 7-22) lub późniejszego powrotu do tego zwolnienia.
  • Poz. 45–48: wpisuje się miesiąc, od którego następuje rezygnacja albo powrót do zwolnienia z usług finansowych, dopasowując odpowiednio do rozliczeń kwartalnych (45 i 46) bądź miesięcznych (47 i 48).
  • Poz. 49: odnosi się do małych podatników:
    • Zaznaczenie pola 1 oznacza wybór metody kasowej (obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zapłaty).
    • Zaznaczenie pola 2 dotyczy utraty prawa do metody kasowej (np. przekroczenia określonego limitu).
    • Zaznaczenie pola 3 oznacza dobrowolną rezygnację z metody kasowej.
  • Poz. 50–53: uzupełniają wyłącznie ci podatnicy, którzy wybrali lub rezygnują z metody kasowej (bądź ją utracili). Należy wpisać kwartał/rok lub miesiąc/rok, odpowiednio do formy rozliczeń.
  • Poz. 54:
    • Zaznaczają ją podatnicy rozpoczynający składanie deklaracji VAT w cyklu kwartalnym.
    • Zaznaczają ją podatnicy rezygnujący z kwartalnego rozliczania VAT.
  • Poz. 55, 56: wypełniają podatnicy, którzy zdecydowali się zrezygnować z formy kwartalnych rozliczeń, podając kwartał i rok ostatniej złożonej deklaracji kwartalnej.
  • Poz. 57: różne warianty dotyczące:
    • Opodatkowania usług taksówkowych ryczałtem (art. 114 ust. 1).
    • Rezygnacji z ryczałtu (art. 114 ust. 4).
    • Zwolnienia w zakresie złota inwestycyjnego (art. 122).
    • Rezygnacji z tego zwolnienia (art. 123).
  • Poz. 58, 59: uzupełniają taksówkarze, którzy wybierają lub rezygnują z opodatkowania w formie ryczałtu, wpisując właściwy miesiąc i rok.
  • Poz. 60: dotyczy podatników rozliczających się miesięcznie za pomocą JPK_V7.
  • Poz. 61: dotyczy podatników, którzy wybrali kwartalną formę przekazywania JPK_V7.
  • Poz. 62: wypełniają podatnicy zobowiązani do składania deklaracji VAT-8, czyli zwolnieni z VAT, ale nabywający towary w ramach UE (WNT).
  • Poz. 63: dotyczy podatników składających VAT-12 (usługi taksówek osobowych rozliczane ryczałtem).
  • Poz. 64–67: wpisuje się pierwszy miesiąc/kwartał i rok, za który podatnik złoży deklarację (zgodną z rubryką 60–63).

C.2. i C.3. – Transakcje wewnątrzwspólnotowe (VAT-UE)

Jeżeli podatnik dokonuje lub zamierza dokonywać transakcji WDT (wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów), WNT (wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów), importu usług bądź świadczenia usług dla podmiotów z UE, zobowiązany jest do rejestracji na VAT-UE (art. 97 ustawy o VAT).

  • Poz. 68: zakreślają czynni podatnicy VAT wykonujący transakcje unijne (WDT, WNT, nabycie i świadczenie usług w rozumieniu art. 28b ustawy o VAT).
  • Poz. 69: podatnicy zwolnieni z VAT, którzy przekraczają limit 50 000 zł w ramach WNT, tym samym mają obowiązek rejestracji do VAT-UE.
  • Poz. 70: podatnicy zwolnieni z VAT, którzy dokonują nabycia usług, w których miejscem opodatkowania jest Polska (podatek rozlicza nabywca), lub sami świadczą usługi na rzecz podmiotów z UE.
  • Poz. 71: określa przewidywaną datę pierwszej transakcji wewnątrzwspólnotowej, od której następuje rejestracja w jednej z pozycji 68, 69 bądź 70.
  • Poz. 72: zaznacza podatnik, gdy zaprzestaje wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych i składa wniosek o wyrejestrowanie z VAT-UE.
  • Poz. 73: dotyczy momentu zaprzestania wykonywania transakcji unijnych (potwierdza wyrejestrowanie).

Część D – Wniosek o potwierdzenie rejestracji jako podatnik VAT

Ta część służy do formalnego wystąpienia o uzyskanie potwierdzenia rejestracji (druk VAT-5), co dla wielu przedsiębiorców jest istotne przy współpracy z kontrahentami.

Część E – Podpis podatnika lub reprezentanta

W ostatniej sekcji E należy podać dane osoby wypełniającej i reprezentującej podatnika (lub samego podatnika, jeśli to on składa wniosek), wpisać datę i złożyć czytelny podpis.

Na końcu formularza zamieszczono pouczenie, które przypomina o konsekwencjach karnych skarbowych (art. 81 § 1 kks) za podanie nieprawdziwych informacji lub brak terminowego zgłoszenia zmian. W razie popełnienia błędu istnieje możliwość skorzystania z instytucji czynnego żalu (art. 16 kks), która może uchronić podatnika przed sankcjami.

Dzięki powyższym wskazówkom wypełnienie formularza VAT-R powinno stać się znacznie prostsze. Najważniejsze jest, by określić, czy składamy zgłoszenie rejestracyjne, czy aktualizacyjne, starannie dobrać właściwą kategorię z części C (pozwalającą sprecyzować status i okoliczności opodatkowania) oraz pamiętać o terminach. W razie wystąpienia wątpliwości dobrze jest skonsultować się z doradcą podatkowym, by upewnić się, że całość została uzupełniona prawidłowo. W efekcie przedsiębiorca zachowa zgodność z przepisami oraz uniknie ewentualnych nieprzyjemności czy kar.