Outsourcing kadr i płac. Kiedy warto zlecić ich obsługę zewnętrznej firmie?

W życiu przedsiębiorcy bardzo ważną kwestią jest umiejętność dostrzegania, kiedy warto zająć się danym zadaniem samodzielnie, a kiedy lepiej je oddelegować. W wielu przypadkach outsourcing pozwala Ci zaoszczędzić – przede wszystkim cenny czas, a w konsekwencji także pieniądze.

Nie inaczej jest w przypadku prowadzenia kadr i płac. Kiedy warto zlecać firmie zewnętrznej usługi kadrowo-płacowe? I na czym dokładnie polega outsourcing w tej dziedzinie? Wszystkiego dowiesz się z poniższego artykułu.

Czym jest outsourcing kadrowo-płacowy? 

Outsourcing kadr i płac to nic innego, jak zlecanie kompleksowej obsługi procesów kadrowo-płacowych firmie zewnętrznej. Obejmuje to m.in. takie zadania, jak:

• prowadzenie dokumentacji pracowniczej,
• naliczanie wynagrodzeń,
• obsługa umów,
• sporządzanie list płac,
• ewidencjonowanie czasu pracy,
• rozliczanie składek na ubezpieczenia społeczne,
• przygotowywanie deklaracji podatkowych,
• wsparcie w razie kontroli z PIP czy ZUS
• i wiele innych.

Przekazanie tych obowiązków profesjonalnym firmom, które specjalizują się w obsłudze kadrowo-płacowej, pozwala Ci skoncentrować się na innych aspektach prowadzenia biznesu – prawdopodobnie tych, na których znasz się dużo lepiej.

Korzyści z outsourcingu kadrowo – płacowego dla przedsiębiorstw

Outsourcing kadr i płac niesie ze sobą szereg korzyści, zarówno dla małych firm, jak i dużych przedsiębiorstw. Do najważniejszych z nich należą:

• oszczędność czasu – zlecenie obsługi zewnętrznej firmie pozwala Ci skupić się na kluczowych zadaniach związanych z prowadzeniem biznesu,
• redukcja kosztów – prowadzenie działu kadrowo-płacowego wewnątrz firmy może być kosztowne – zwłaszcza w kontekście zatrudnienia specjalistów i zakupu oprogramowania,
• dostęp do wiedzy ekspertów – profesjonalne biura rachunkowe zatrudniają specjalistów, którzy na bieżąco śledzą zmiany w przepisach z zakresu prawa pracy i podatków, co minimalizuje ryzyko kosztownych pomyłek,
• bezpieczeństwo danych – profesjonalne firmy świadczące usługi outsourcingu kadrowo-płacowego wykorzystują zaawansowane systemy ochrony danych osobowych, co zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych informacji.

A teraz przyjrzyjmy się wybranym korzyściom jeszcze bliżej.

Optymalizacja kosztów dzięki zewnętrznej obsłudze kadr i płac

Outsourcing kadrowo-płacowy pozwala na znaczną redukcję kosztów operacyjnych. Zatrudnienie wewnętrznych pracowników zajmujących się obsługą kadrowo-płacową wymaga od pracodawcy ponoszenia stałych kosztów wynagrodzeń, szkoleń, a także zakupu oprogramowania czy narzędzi.

Współpracując z firmą zewnętrzną, ponosisz tylko opłatę za usługę, która jest zazwyczaj niższa niż utrzymanie własnego działu kadrowo-płacowego. Co więcej, uniknięcie błędów w rozliczeniach płacowych i związanych z nimi kar finansowych również przekłada się na oszczędności.

Outsourcing kadrowo-płacowy a minimalizacja ryzyka związanego z błędami

Jednym z najważniejszych argumentów za outsourcingiem jest minimalizacja ryzyka związanego z błędami w rozliczeniach kadrowo-płacowych. Zewnętrzne firmy mają doświadczenie i odpowiednie narzędzia do prawidłowego naliczania wynagrodzeń, składek ZUS oraz przeprowadzania rozliczeń podatkowych.

Dzięki regularnemu monitorowaniu zmian w przepisach specjaliści unikają błędów, które mogłyby skutkować karami finansowymi i problemami prawnymi dla przedsiębiorcy. A nawet jeżeli takie się pojawią, firmy księgowe są ubezpieczone na podobne ewentualności.

Kiedy korzystanie z usługi outsourcingu kadr i płac jest najbardziej opłacalne?

Outsourcing kadr i płac jest szczególnie opłacalny w kilku sytuacjach.

• Rozwój przedsiębiorstwa – gdy Twoja firma dynamicznie rośnie, procesy kadrowo-płacowe stają się coraz bardziej skomplikowane i czasochłonne. Zewnętrzni specjaliści są w stanie efektywnie przejąć te obowiązki, pozwalając Ci na utrzymanie płynności operacyjnej.
• Brak zasobów wewnętrznych – mniejsze przedsiębiorstwa często nie mają możliwości zatrudnienia specjalistów ds. kadr i płac, bo jest to zwyczajnie za drogie.
• Chęć optymalizacji kosztów – outsourcing pozwala na ograniczenie kosztów związanych z utrzymaniem działu HR.
• Skutki zmian w prawie – w okresach szybkich i znaczących zmian w przepisach, jak np. wprowadzanie nowych regulacji podatkowych, firma outsourcingowa zadba o odpowiednie dostosowanie dokumentacji i procedur.

Małe firmy a outsourcing kadr i płac – dlaczego warto?

W przypadku małych firm, które mają ograniczone zasoby finansowe i personalne, outsourcing kadr i płac może być kluczem do efektywnego zarządzania, a także zachowania płynności – operacyjnej i finansowej. Bardzo często niewielkie przedsiębiorstwa nie mają wystarczającej wiedzy ani środków na zatrudnienie specjalistów wewnętrznych.

 A outsourcing umożliwia im:

• dostęp do profesjonalnej obsługi bez konieczności angażowania pełnoetatowych pracowników,
• minimalizację ryzyka błędów w dokumentacji kadrowej i płacowej,
• elastyczność – firmy outsourcingowe dostosowują swoje usługi do zmieniających się potrzeb klientów, co pozwala małym firmom skupić się na rozwoju biznesu.

Szybko rosnące przedsiębiorstwa a potrzeba outsourcingu kadr i płac

W przypadku firm, które dynamicznie się rozwijają, outsourcing kadr i płac może stać się koniecznością. Rosnąca liczba pracowników, coraz bardziej złożone przepisy oraz skomplikowane wymagania administracyjne sprawiają, że samodzielne zarządzanie tymi procesami staje się zwyczajnie trudne.

Firma zewnętrzna może efektywnie przejąć te obowiązki, umożliwiając przedsiębiorstwu skoncentrowanie się na rozwoju i jednocześnie zapewniając:

• sprawną obsługę rosnącej liczby pracowników,
• aktualizację procedur kadrowo-płacowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• zabezpieczenie prawidłowości rozliczeń, co minimalizuje ryzyko konfliktów z różnego typu instytucjami.

Jak wybrać odpowiednią firmę do obsługi kadr i płac?

Wybór firmy outsourcingowej powinien być dobrze przemyślany. Oto kilka kroków, które pomogą Ci znaleźć odpowiedniego partnera w zakresie usług kadrowo-płacowych.

1. Sprawdź referencje. Zapytaj o opinie innych przedsiębiorstw, które korzystały z usług danej firmy.
2. Porównaj oferty. Sprawdź, jakie usługi są w pakiecie oraz jakie są ewentualne dodatkowe koszty.
3. Zwróć uwagę na doświadczenie. Wybierz firmę, która ma doświadczenie w obsłudze firm o podobnym profilu do Twojego.
4. Technologia i bezpieczeństwo. Upewnij się, że firma outsourcingowa stosuje nowoczesne narzędzia do zarządzania danymi oraz odpowiednie zabezpieczenia, aby chronić poufność informacji.
5. Elastyczność. Wybierz partnera, który jest w stanie dostosować się do zmieniających się potrzeb Twojej firmy. Jeżeli oczywiście takie posiadasz.

Powodzenia!