Nie czekaj na zapłatę – jak skutecznie kontrolować płatności od kontrahentów?
Regularne monitorowanie płatności od kontrahentów to fundament stabilności finansowej każdej firmy. Opóźnienia w płatnościach mogą prowadzić do problemów z płynnością finansową, a w skrajnych przypadkach – do utraty zdolności do regulowania własnych zobowiązań. Jak temu zapobiec? Oto kilka kluczowych zasad skutecznej kontroli płatności.
1. Weryfikuj kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy
Nie każda firma, z którą nawiązujesz współpracę, jest rzetelna. Dlatego przed podpisaniem umowy warto sprawdzić potencjalnego kontrahenta. Możesz skorzystać z publicznych rejestrów, takich jak KRS czy CEIDG, a także z baz dłużników (np. BIG, KRD). Dodatkowo, warto przeprowadzić analizę finansową firmy i ocenić jej historię płatniczą.
2. Ustal jasne zasady płatności i zabezpiecz swoje interesy
Aby uniknąć nieporozumień, już na etapie negocjacji określ wyraźne warunki płatności. Warto stosować: ✔️ Krótkie terminy płatności (np. 7-14 dni zamiast 30-60 dni), ✔️ Zaliczki lub płatności częściowe, ✔️ Kary umowne za opóźnienia, ✔️ Wystawianie faktur z wyprzedzeniem.
Dobrą praktyką jest także podpisanie umowy zawierającej klauzule dotyczące windykacji należności.
3. Monitoruj terminy płatności i przypominaj o nich kontrahentom
Nie czekaj, aż kontrahent sam przypomni sobie o fakturze. Wykorzystaj systemy do automatycznego monitorowania płatności i wysyłania przypomnień – mogą to być maile, SMS-y lub rozmowy telefoniczne. Wiele programów księgowych oferuje taką funkcję, co znacząco ułatwia zarządzanie należnościami.
4. Reaguj szybko na opóźnienia
Jeśli termin płatności minął, nie zwlekaj! Każdy dzień zwłoki zmniejsza szanse na odzyskanie pieniędzy. Zacznij od uprzejmego przypomnienia, a jeśli to nie skutkuje – wyślij oficjalne wezwanie do zapłaty. W przypadku dalszych problemów rozważ skorzystanie z Elektronicznego Postępowania Upominawczego (EPU), które pozwala na szybkie dochodzenie należności online bez konieczności uczestniczenia w rozprawach.
5. Korzystaj z profesjonalnego wsparcia
Nie zawsze warto samodzielnie prowadzić windykację – w niektórych przypadkach skuteczniejsze jest powierzenie tego zadania ekspertom. Nasze biuro oferuje kompleksową pomoc w zakresie składania pozwów w trybie EPU. Dzięki temu możesz skupić się na prowadzeniu biznesu, a my zadbamy o Twoje finanse.
