Odpowiedzialność biura rachunkowego za nierzetelne faktury klienta

W praktyce księgowej często pojawia się pytanie: kto odpowiada za nierzetelne faktury — klient czy jego biuro rachunkowe? Odpowiedź jest co do zasady jednoznaczna: to przedsiębiorca (podatnik) ponosi odpowiedzialność za prawdziwość zdarzeń gospodarczych i treść wystawionych dokumentów. Biuro rachunkowe wykonuje usługę starannego działania — przetwarza, ewidencjonuje i rozlicza dokumenty dostarczone przez klienta — i nie jest władne „uszczelnić” rzeczywistości gospodarczej klienta.

Poniżej wyjaśniamy, gdzie przebiega granica odpowiedzialności i kiedy (wyjątkowo) może ona rozszerzyć się także na biuro.

1) Za co zawsze odpowiada przedsiębiorca (klient)?

  • Prawdziwość transakcji: czy zdarzenie faktycznie miało miejsce, kto je wykonał, jakie były ilości, ceny, warunki — to należy do sfery działalności operacyjnej klienta i to on ponosi ryzyko za fałszywe lub „puste” faktury.
  • Treść dokumentów: dane kontrahenta, opis towaru/usługi, stawki, daty, numery — to dane źródłowe pochodzące od klienta i/lub jego kontrahentów.
  • Obowiązki podatkowe: prawidłowość i terminowość rozliczeń spoczywa w pierwszej kolejności na podatniku. Biuro może wspierać, ale nie zastępuje odpowiedzialności klienta wobec urzędu.
  • Udostępnienie kompletnych dowodów: to klient zapewnia kompletność i rzetelność dokumentacji (umowy, protokoły odbioru, WZ, listy przewozowe, korespondencja handlowa itp.).
  • Wniosek: jeżeli klient dostarczy biuru fałszywe lub nierzetelne dowody, to konsekwencje publicznoprawne (podatkowe, skarbowe) obciążają w pierwszej kolejności jego.

2) Za co odpowiada biuro rachunkowe?

Umowa z biurem rachunkowym jest umową starannego działania. Biuro odpowiada za:

  • należytą staranność zawodową: poprawne księgowanie zgodnie z przepisami i dostępnymi dowodami, stosowanie aktualnych stawek, terminów, wzorów deklaracji itp.;
  • organizację i procedury: obieg dokumentów, ewidencje, kontrolę formalno-rachunkową, sygnalizowanie braków lub ryzyk;
  • błędy własne: np. wadliwe zaksięgowanie, złożenie niewłaściwej deklaracji, uchybienie terminu z winy biura;
  • odpowiedzialność cywilną kontraktową (np. art. 471 k.c.) — za szkodę spowodowaną nienależytym wykonaniem umowy; stąd standardem jest polisa OC biura rachunkowego.

Ważne: biuro nie odpowiada za prawdziwość zdarzeń gospodarczych ujawnionych w dokumentach klienta. Odpowiedzialność biura pojawia się dopiero wtedy, gdy popełni własny błąd księgowy lub świadomie pomaga w procederze (patrz pkt 4)

3) Kontrola formalno-rachunkowa ≠ weryfikacja merytoryczna transakcji

Dobrą praktyką jest, by biuro dokonywało sprawdzenia formalno-rachunkowego (np. czy faktura ma wymagane elementy, czy sumy się zgadzają). To nie jest równoznaczne z weryfikacją merytoryczną (czy towar był, czy usługa została wykonana, czy cena odpowiada rynkowej).

  • Biuro może zażądać wyjaśnień lub dodatkowych dokumentów, jeśli widzi niespójności.
  • Jeżeli klient upiera się przy ujęciu dokumentu budzącego poważne wątpliwości, biuro powinno:
    • udokumentować zastrzeżenia (notatka/e-mail),
    • odmówić zaksięgowania pozycji ewidentnie sprzecznej z prawem,
    • w skrajnych wypadkach wypowiedzieć umowę.

4) Kiedy biuro może ponosić odpowiedzialność „karną” (wyjątek)?

Co do zasady biuro nie ponosi odpowiedzialności za „przekręty” klienta. Wyjątki pojawiają się, gdy biuro:

  • współuczestniczy w procederze (np. doradza, jak „uprawdopodobnić” fikcyjne koszty),
  • świadomie ułatwia wystawianie nierzetelnych faktur (udziela wskazówek, dostarcza narzędzi, „przymyka oko”),
  • zaniechuje działania, do którego miało prawny, szczególny obowiązek (np. zatwierdza sprawozdania z oczywiście nie rzetelnymi danymi).

Wtedy w grę wchodzi odpowiedzialność na zasadach pomocnictwa (na gruncie prawa karnego/skarbowego) lub odpowiedzialność z ustawy o rachunkowości za dopuszczenie do nierzetelnych ksiąg/sprawozdań. To jednak sytuacje skrajne, wymagające wykazania zamiaru lub rażącego naruszenia.

5) Najczęstsze błędy w dokumentach przekazywanych do biura rachunkowego

Aby rozliczenia były prawidłowe i bezpieczne, niezwykle ważne jest, by dokumenty przekazywane do biura były kompletne i rzetelne. W praktyce błędy wynikają najczęściej z pośpiechu lub nieświadomości, a nie ze złej woli. Oto sytuacje, które zdarzają się najczęściej – i jak ich łatwo uniknąć:

  1. Faktury za transakcje, które nie doszły do skutku – np. brak potwierdzenia dostawy lub wykonania usługi.
    🔹 Warto upewnić się, że masz dokument potwierdzający realizację – umowę, protokół odbioru, korespondencję z kontrahentem.
  2. Wydatki prywatne ujęte w kosztach firmowych – np. zakupy osobiste opłacone kartą firmową.
    🔹 Dobrze oddzielić wydatki prywatne od firmowych i w razie wątpliwości zapytać księgową, czy wydatek można zaliczyć do kosztów.
  3. Nieaktualne lub błędne dane kontrahenta – np. nieprawidłowy NIP, adres, brak aktywnego statusu VAT.
    🔹 Przed wystawieniem faktury warto sprawdzić kontrahenta w rejestrze VAT lub na tzw. białej liście podatników.
  4. Zakupy od podmiotów nieistniejących lub nieaktywnych – problem tzw. „pustych faktur”.
    🔹 Jeśli masz wątpliwości co do rzetelności dostawcy, poinformuj o tym swoje biuro – wspólnie ocenimy ryzyko ujęcia takiego dokumentu.
  5. Zbyt późne przekazywanie dokumentów do księgowości – np. po terminie rozliczeń VAT lub ZUS.
    🔹 Najlepiej przesyłać faktury i dowody kosztów na bieżąco – wtedy biuro może reagować od razu i unikać zaległości.
  6. Brak potwierdzeń lub umów do większych transakcji – zwłaszcza w przypadku usług niematerialnych (doradczych, reklamowych).
    🔹 Warto przechowywać e-maile, zlecenia lub notatki z ustaleń – mogą być potrzebne przy ewentualnej kontroli

✅ Dobra współpraca z biurem rachunkowym polega na tym, że obie strony dbają o rzetelność dokumentacji. Biuro zapewnia poprawność księgową i terminowe rozliczenia, a przedsiębiorca – wiarygodne i pełne dane dotyczące swoich transakcji. Dzięki temu można uniknąć nieporozumień i ryzyka podatkowego.

6) Jak zabezpiecza się profesjonalne biuro rachunkowe?

  • Polityka przyjmowania klienta (KYC, weryfikacja ryzyka branży i modelu biznesowego).
  • Klauzule w umowie: zakres odpowiedzialności, obowiązki informacyjne klienta, standardy dostarczania dokumentów, zasady odmowy księgowania, OC.
  • Procedury „red flag”: lista sygnałów ostrzegawczych i tryb eskalacji.
  • Ścieżka dowodowa: notatki z konsultacji, korespondencja z zastrzeżeniami, potwierdzenia odbioru.
  • Szkolenia i aktualizacje: stałe podnoszenie kwalifikacji zespołu.

7) Podsumowanie – kto za co odpowiada w relacji z biurem rachunkowym

Współpraca z biurem rachunkowym opiera się na zaufaniu i wzajemnej odpowiedzialności.
Klient i biuro mają różne zadania – i tylko działając wspólnie, można zapewnić bezpieczne i spokojne rozliczenia.

  • 🧾 Klient odpowiada za prawdziwość i kompletność dokumentów – czyli za to, że przedstawione faktury, umowy czy potwierdzenia rzeczywiście dotyczą wykonanych transakcji.
  • 💼 Biuro rachunkowe odpowiada za prawidłowe i terminowe rozliczenie dokumentów, które otrzyma, oraz za właściwe zastosowanie przepisów podatkowych.
  • ⚖️ Jeśli biuro popełni błąd w księgowaniu lub rozliczeniu, ponosi odpowiedzialność zawodową i cywilną. Jeżeli jednak dokumenty dostarczone przez klienta są nierzetelne lub nieprawdziwe – odpowiedzialność spoczywa na przedsiębiorcy.
  • 🚫 Biuro nie ma obowiązku ani możliwości weryfikowania, czy każda transakcja faktycznie się odbyła – to leży po stronie firmy.

W praktyce oznacza to, że dobre rozliczenia zaczynają się od rzetelnych dokumentów. Biuro może pomóc w ich poprawnym przygotowaniu i doradzić, jak unikać błędów, ale nie może odpowiadać za treść lub wiarygodność samej transakcji.

Współpraca oparta na zaufaniu i przejrzystości

Dobre biuro rachunkowe to nie tylko „miejsce do księgowania faktur”, ale partner biznesowy, który pomaga przedsiębiorcy działać bezpiecznie, zgodnie z przepisami i ze spokojną głową.
Z kolei rzetelny klient, który dostarcza kompletne i prawdziwe dane, ułatwia pracę biura i minimalizuje ryzyko błędów.

🤝 Wspólnie dbamy o to, aby Twoja firma była rozliczana profesjonalnie i bezpiecznie.