Nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców od 1 czerwca 2025 r. – co muszą wiedzieć pracodawcy?
Nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców od 1 czerwca 2025 r. – co muszą wiedzieć pracodawcy?
Z dniem 1 czerwca 2025 roku weszły w życie istotne zmiany w przepisach dotyczących legalizacji pobytu i zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Celem nowych regulacji jest uszczelnienie systemu, ograniczenie nadużyć oraz usprawnienie procedur administracyjnych. Nowelizacja nadaje również dodatkowe uprawnienia Inspekcji Pracy oraz Straży Granicznej.
Uwaga: Zmiany nie obejmują obywateli Ukrainy, którzy przebywają w Polsce na podstawie tzw. „specustawy wojennej” i są legalnie zatrudnieni na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy. Ustawa ta obowiązuje do 30 września 2025 r.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze zmiany, o których powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca zatrudniający obcokrajowców:
1. Obowiązkowa elektronizacja procedur
Wnioski dotyczące:
- zezwoleń na pracę,
- oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy,
- informacji o rozpoczęciu, zakończeniu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca
są składane wyłącznie elektronicznie – poprzez portal Praca.gov.pl.
📌 Terminy:
- 7 dni od rozpoczęcia pracy – na zgłoszenie podjęcia zatrudnienia,
- 14 dni od daty wskazanej w oświadczeniu – jeśli cudzoziemiec nie podjął pracy.
Niepoinformowanie urzędu o niepodjęciu pracy lub jej wcześniejszym zakończeniu skutkuje automatycznym unieważnieniem oświadczenia.
Uwaga: Jeśli przedsiębiorca zalega z opłaceniem składek ZUS lub podatków, urząd może odmówić rejestracji oświadczenia.
2. Obowiązek przesyłania umów z cudzoziemcami
Pracodawcy muszą przekazać do urzędu kopię podpisanej umowy z cudzoziemcem jeszcze przed rozpoczęciem pracy – dotyczy to osób zatrudnianych na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy.
3. Wymóg tłumaczenia umowy
Jeśli umowa zawierana jest wyłącznie w języku obcym, należy:
- sporządzić tłumaczenie przysięgłe na język polski,
- przechowywać dokument przez cały okres zatrudnienia oraz dwa lata po jego zakończeniu.
Alternatywnie: można sporządzić umowę dwujęzyczną, co zwalnia z obowiązku tłumaczenia.
4. Zmiany w zezwoleniach na pracę
- Zniesiony zostaje obowiązek uzyskania informacji z urzędu pracy o braku kandydatów na dane stanowisko.
- Zezwolenia na pracę będą ważne maksymalnie 1 rok, jeśli praca ma charakter niepełnoetatowy (do ½ etatu lub 80 h/mies.).
- Nowe firmy będą podlegały dodatkowym ograniczeniom dotyczącym ważności zezwoleń.
Dodatkowo, w ciągu 7 dni od wystąpienia jednej z poniższych sytuacji, pracodawca musi elektronicznie poinformować wojewodę:
- cudzoziemiec nie rozpoczął pracy w ciągu 2 miesięcy od daty ważności zezwolenia,
- cudzoziemiec przerwał pracę na okres dłuższy niż 2 miesiące,
- cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed wygaśnięciem zezwolenia.
5. Wizy Schengen już nie wystarczą
Od 1 czerwca 2025 r. wizy wydane przez inne kraje strefy Schengen nie są uznawane jako podstawa do legalnej pracy na terytorium Polski.
6. Surowsze kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców
Nowe przepisy wprowadzają znaczne podwyższenie kar dla pracodawców oraz samych cudzoziemców wykonujących pracę bez wymaganych zezwoleń:
- Nielegalne powierzenie pracy: grzywna od 3 000 do 50 000 zł
- Praca bez zezwolenia: grzywna od 1 000 zł
- Wprowadzenie cudzoziemca w błąd lub wykorzystanie jego sytuacji: grzywna od 6 000 do 50 000 zł
- Brak pisemnej umowy, brak przekazania jej do urzędu: grzywna od 1 000 do 3 000 zł
- Brak zgłoszenia zmian dotyczących stanowiska, siedziby lub formy prawnej: co najmniej 500 zł
- Niepoinformowanie o podjęciu, zakończeniu lub niepodjęciu pracy: grzywna od 500 do 5 000 zł
Dodatkowa uwaga dla pracodawców:
Zatrudniając cudzoziemca posiadającego kartę pobytu, zawsze żądaj okazania decyzji wojewody, która potwierdza prawo do pracy. Jeśli Twoja firma zatrudnia obcokrajowców lub planujesz to w przyszłości – warto zadbać o zgodność z przepisami już teraz.