Koszty szkolenia pracowników

Nie każde szkolenie może być kosztem pracodawcy – wyzwania w odliczaniu wydatków na edukację pracowników i współpracowników

Szkolenia pracowników to inwestycja w rozwój firmy, ale nie zawsze związane z nimi wydatki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Choć teoretycznie koszty szkolenia powinny spełniać przesłanki do odliczenia, przepisy podatkowe w tej materii są interpretowane niejednolicie. Organy podatkowe często kwestionują niektóre wydatki, szczególnie gdy szkolenie łączy się z elementami rozrywkowymi lub odbywa się w atrakcyjnych lokalizacjach. Kluczowe jest udowodnienie, że szkolenie jest bezpośrednio związane z działalnością firmy i ma na celu poprawę wyników, a nie służy wyłącznie integracji lub rekreacji pracowników.

Jakie warunki musi spełniać szkolenie, aby mogło być kosztem uzyskania przychodu?

Podstawowym kryterium, które pozwala zaliczyć wydatki na szkolenie do kosztów uzyskania przychodu, jest ich bezpośredni związek z działalnością gospodarczą. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, koszty mogą być odliczone, jeśli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. W przypadku szkoleń oznacza to, że ich celem musi być podnoszenie kwalifikacji pracowników lub współpracowników, co przekłada się na lepszą efektywność pracy i w konsekwencji – na wzrost przychodów firmy.

Jednak nie każde szkolenie spełnia te wymagania. Fiskus szczególnie skrupulatnie przygląda się wydatkom na szkolenia organizowane w atrakcyjnych miejscach, zwłaszcza jeśli program wyjazdu zawiera elementy rozrywkowe, takie jak wycieczki, wieczory integracyjne czy inne formy rekreacji. Przedsiębiorcy, organizujący takie szkolenia, muszą być przygotowani na to, że ich wydatki mogą zostać zakwestionowane przez organy podatkowe.

Przykład odmowy odliczenia kosztów wyjazdu szkoleniowego – zbyt atrakcyjna lokalizacja i rozrywkowy charakter

Jednym z przykładów, gdzie fiskus odmówił odliczenia wydatków na szkolenie, jest interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 lutego 2024 r. (nr 0114-KDIP3-1.4011.1022.2023.8.AC). Przedsiębiorca, zajmujący się projektowaniem obiektów przemysłowych i budynków wielorodzinnych, zorganizował dla swoich pracowników kilkudniowy zagraniczny wyjazd szkoleniowy. Wyjazd, oprócz części szkoleniowej, obejmował również elementy integracyjne, takie jak wieczory towarzyskie oraz ekstremalne wycieczki w trudnych warunkach.

Choć program szkolenia obejmował zajęcia związane z samokontrolą, projektowaniem 3D, analizą efektywności pracy i sposobami na regenerację sił, fiskus uznał, że głównym celem wyjazdu była rozrywka, a nie podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Atrakcyjność miejsca wyjazdu oraz obecność wycieczek i integracji wpłynęły na decyzję o odmowie zaliczenia wydatków na przeloty i zakwaterowanie do kosztów uzyskania przychodu.

Dlaczego fiskus kwestionuje wyjazdy szkoleniowe z elementami rozrywkowymi?

Zdaniem organów podatkowych, aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, szkolenie nie może mieć charakteru rozrywkowego. Fiskus podkreśla, że takie szkolenia mogą być zorganizowane w siedzibie firmy lub w mniej kosztownych miejscach, które nie wiążą się z dodatkowym wydatkiem na przeloty, zakwaterowanie, ubezpieczenie, wyżywienie oraz atrakcje turystyczne. W omawianym przypadku fiskus uznał, że wyjazd zagraniczny miał charakter głównie turystyczny, co wykluczało możliwość uznania jego kosztów za związane z działalnością gospodarczą.

Nie bez znaczenia była również forma przeprowadzonych zajęć. Tematyka szkoleń, takich jak samokontrola, sposoby na relaks czy samoocena, nie przekonywała organów podatkowych, że szkolenie miało na celu bezpośredni rozwój zawodowy pracowników w kontekście specyfiki działalności firmy.

Niejednolite podejście fiskusa – przykład korzystnego orzeczenia NSA

Warto jednak zauważyć, że stanowisko fiskusa w kwestii odliczania wydatków na szkolenia nie jest jednolite, co pokazuje przykład wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 października 2022 r. (sygn. II FSK 531/20). Sprawa dotyczyła spółki sprzedającej kosmetyki w systemie marketingu społecznościowego, która zorganizowała zagraniczne szkolenie dla swoich współpracowników (sprzedawców). Fiskus początkowo odmówił odliczenia wydatków, twierdząc, że szkolenie miało również na celu nagrodzenie najlepszych sprzedawców, co mogłoby świadczyć o reprezentacyjnym charakterze wyjazdu.

Jednak sąd kasacyjny uznał, że szkolenie miało bezpośredni wpływ na wyniki sprzedaży, a więc mogło zostać uznane za wydatek związany z działalnością gospodarczą firmy. W tym przypadku NSA stwierdził, że skoro celem spółki było zwiększenie przychodów poprzez szkolenie swoich współpracowników, to wydatki związane z tym szkoleniem można uznać za koszty uzyskania przychodu. Wyrok ten pokazuje, że w niektórych przypadkach sądy mogą stanąć po stronie podatnika, uznając, że szkolenia mające na celu zwiększenie efektywności pracy są racjonalnym wydatkiem biznesowym.

Fiskus przychylny wobec szkoleń współpracowników – pozytywne interpretacje

Choć odliczanie kosztów szkoleń dla pracowników jest stosunkowo prostsze, w przypadku współpracowników fiskus jest bardziej ostrożny. Jednak w wielu przypadkach organy podatkowe wydają pozytywne interpretacje, jak pokazuje przykład interpretacji z 9 stycznia 2023 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.218.2022.2.PK). Spółka z branży leasingowej, która organizowała szeroki zakres szkoleń zarówno dla pracowników, jak i współpracowników, uzyskała pozytywną decyzję fiskusa. Szkolenia obejmowały zagadnienia związane z księgowością, marketingiem, programowaniem, podatkami, a także umiejętności miękkie, takie jak komunikacja czy radzenie sobie ze stresem. Dyrektor KIS zgodził się, że wydatki na te szkolenia mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu.

Podobna sytuacja miała miejsce w interpretacji z 13 lipca 2023 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.228.2023.2.PK), dotyczącej spółki z branży IT. Firma ta organizowała szkolenia dla freelancerów, co spotkało się z aprobatą fiskusa. Spółka argumentowała, że pokrycie kosztów szkoleń jest bardziej opłacalne niż poszukiwanie na rynku osób z odpowiednimi kompetencjami, co przekonało organy podatkowe do uznania takich wydatków za koszt uzyskania przychodu.

Wnioski – jak przygotować się do odliczenia wydatków na szkolenie?

Przedsiębiorcy, którzy planują odliczenie wydatków na szkolenia, powinni pamiętać o kilku ważnych kwestiach. Przede wszystkim należy zadbać o to, aby szkolenie miało wyraźny związek z działalnością firmy i nie było organizowane jedynie w celu integracji pracowników. Dodatkowo, należy unikać elementów rozrywkowych, które mogą skłonić fiskusa do zakwestionowania celowości wydatków.

Warto również pamiętać o dokładnym udokumentowaniu celu szkolenia oraz jego związku z podnoszeniem kwalifikacji pracowników. W przypadku wyjazdów zagranicznych należy szczególnie uważać na to, aby program szkoleniowy był zdominowany przez merytoryczne zajęcia, a nie przez atrakcje turystyczne.

Choć interpretacje podatkowe w kwestii szkoleń bywają różne, dobrze przygotowany wniosek o odliczenie kosztów może skutkować pozytywnym rozstrzygnięciem.