Data publikacji: 02.09.2026

Obowiązkowy KSeF działa już od kilku miesięcy. Od 01.04.2026 r. Krajowy System e-Faktur obejmuje zdecydowaną większość przedsiębiorców objętych nowymi przepisami, a pierwsza grupa podatników korzysta z niego obowiązkowo już od 01.02.2026 r.

Pierwsze miesiące działania KSeF pokazują jednak, że samo uruchomienie systemu to dopiero początek. W praktyce problemy pojawiają się przy obiegu dokumentów, fakturach zakupowych, JPK_VAT, trybach offline i awaryjnych oraz przygotowaniu płatności na zasady, które zaczną obowiązywać od 01.01.2027 r.

Dlatego druga połowa 2026 roku to dobry moment, aby sprawdzić, czy firma rzeczywiście jest przygotowana do funkcjonowania w KSeF – szczególnie że część ułatwień obowiązuje tylko do 31.12.2026 r. Jako biuro rachunkowe z Zielonej Góry na co dzień pracujemy z KSeF u naszych klientów – zarówno jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i spółek. Poniżej zebraliśmy najważniejsze kwestie, które po kilku miesiącach działania systemu warto ponownie zweryfikować.

KSeF 2026 – od kiedy system jest obowiązkowy?

Obowiązkowy KSeF był wdrażany etapami.

Od 01.02.2026 r. obowiązek objął podatników, u których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.

Od 01.04.2026 r. obowiązek został rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców objętych obligatoryjnym KSeF.

Do końca 2026 r. funkcjonuje jednak dodatkowe ułatwienie dla najmniejszych podmiotów.

Jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami wystawionymi poza KSeF w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, przedsiębiorca może nadal wystawiać takie faktury poza systemem.

Ułatwienie obowiązuje wyłącznie do 31.12.2026 r.

Nie jest to przy tym rozwiązanie przypisane automatycznie do statusu „mikrofirmy”. Znaczenie ma wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami wystawianymi poza KSeF.

KSeF w praktyce – co warto sprawdzić po kilku miesiącach?

Po pierwszych miesiącach obowiązkowego KSeF coraz częściej okazuje się, że problemem nie jest już samo uzyskanie dostępu do systemu.

Więcej trudności pojawia się na styku fakturowania, księgowości, obiegu dokumentów, płatności i wykorzystywanego oprogramowania.

Struktura FA(3) – czy program do fakturowania jest aktualny?

Od 01.02.2026 r. faktury ustrukturyzowane wystawiane w KSeF korzystają ze struktury logicznej FA(3), która zastąpiła wcześniejszą FA(2).

Jeżeli firma korzysta z programu księgowego, systemu ERP albo osobnego programu do wystawiania faktur, warto potwierdzić, że wykorzystywana wersja oprogramowania:

• obsługuje strukturę FA(3),
• prawidłowo komunikuje się z KSeF,
• zapisuje numery KSeF,
• poprawnie obsługuje faktury korygujące,
• uwzględnia szczególne tryby wystawiania faktur.

Program niedostosowany do aktualnej struktury może nie być w stanie prawidłowo przesłać dokumentu do KSeF.

KSeF a JPK_VAT – numer KSeF i oznaczenia dokumentów

Zmiany dotyczą również sposobu wykazywania faktur w JPK_VAT.

Faktura objęta KSeF powinna zostać powiązana w ewidencji VAT z numerem nadanym przez KSeF.

Jeżeli na moment składania JPK dokument nie posiada jeszcze numeru KSeF albo został prawidłowo wystawiony poza systemem, mogą mieć zastosowanie odpowiednie oznaczenia, m.in.:

• OFF – w określonych przypadkach faktur wystawionych podczas awarii KSeF,
• BFK – dla faktur wystawionych poza KSeF zgodnie z przepisami,
• DI – w określonych sytuacjach, gdy dokument nie posiada numeru KSeF.

Warto zweryfikować, czy program księgowy właściwie rozpoznaje poszczególne przypadki. Sam błąd w JPK nie oznacza automatycznej kary. Może jednak powodować konieczność korekty, a brak reakcji na wezwanie organu podatkowego może prowadzić do dalszych konsekwencji.

Kiedy faktura nie musi trafić do KSeF?

Przepisy przewidują określone wyjątki od obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Dotyczy to m.in. niektórych:

• biletów dokumentujących przewóz osób,
• opłat za przejazd autostradą,
• usług finansowych i ubezpieczeniowych,
• szczególnych przypadków samofakturowania z udziałem podmiotów zagranicznych.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność, w której występują nietypowe sposoby dokumentowania sprzedaży, warto sprawdzić, czy wszystkie transakcje rzeczywiście podlegają obowiązkowi KSeF.

Paragon z NIP do 450 zł a KSeF

Do 31.12.2026 r. zachowano możliwość traktowania paragonu fiskalnego z NIP nabywcy o wartości nieprzekraczającej 450 zł jako faktury uproszczonej.

Oznacza to, że do końca okresu przejściowego nie ma potrzeby wystawiania dodatkowej faktury w KSeF do takiego paragonu.

Od 01.01.2027 r. to rozwiązanie przestanie jednak funkcjonować na dotychczasowych zasadach.

Kary KSeF – co obowiązuje w 2026 roku?

Jednym z najczęstszych pytań przedsiębiorców jest to, czy za błędy w KSeF grożą już kary.

Do 31.12.2026 r. nie są stosowane kary pieniężne przewidziane w art. 106ni ustawy o VAT za określone naruszenia obowiązków związanych z KSeF.

Kary te zaczną być stosowane w odniesieniu do naruszeń dokonanych od 01.01.2027 r. Nie oznacza to jednak, że 2026 rok jest okresem, w którym przedsiębiorca może dowolnie dokumentować sprzedaż.

Błąd w KSeF a odpowiedzialność karnoskarbowa

Trzeba odróżnić nieprawidłowości dotyczące samego sposobu korzystania z KSeF od klasycznych naruszeń zasad fakturowania.

W odniesieniu do określonych naruszeń obowiązków KSeF ustawa o VAT przewiduje szczególne regulacje, w tym wyłączenie wszczynania postępowania karnoskarbowego.

Nie można więc automatycznie przyjmować, że każde wystawienie faktury poza KSeF oznacza odpowiedzialność z Kodeksu karnego skarbowego.

Odrębnym problemem pozostają natomiast sytuacje takie jak:

• niewystawienie faktury w ogóle,
• wystawienie faktury nierzetelnej,
• posługiwanie się nierzetelną fakturą.

Okres przejściowy KSeF nie wyłącza odpowiedzialności za tego rodzaju nieprawidłowości.

Co zmieni się w KSeF od 01.01.2027 r.?

Koniec 2026 roku jest istotny, ponieważ od 01.01.2027 r. przestanie obowiązywać część rozwiązań przejściowych.

Do 31.12.2026 r.:

• nie stosuje się kar pieniężnych z art. 106ni ustawy o VAT za naruszenia obowiązków KSeF,
• odroczony jest obowiązek wskazywania numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego przy określonych płatnościach,
• paragony z NIP do 450 zł mogą nadal funkcjonować jako faktury uproszczone wystawiane poza KSeF,
• działa ułatwienie pozwalające na wystawianie faktur poza KSeF przy miesięcznej wartości sprzedaży brutto dokumentowanej takimi fakturami nieprzekraczającej 10 000 zł.

Od 01.01.2027 r.:

• przestaje obowiązywać ułatwienie dotyczące limitu 10 000 zł,
• zaczynają być stosowane kary przewidziane w art. 106ni ustawy o VAT,
• zaczyna obowiązywać wskazywanie numeru KSeF albo identyfikatora zbiorczego przy określonych płatnościach pomiędzy czynnymi podatnikami VAT,
• obowiązek obejmie również określone płatności realizowane w mechanizmie podzielonej płatności,
• kończy się okres przejściowy dotyczący paragonów z NIP funkcjonujących jako faktury uproszczone na dotychczasowych zasadach.

Jakie kary za KSeF będą obowiązywać od 2027 roku?

Od 01.01.2027 r. naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę pieniężną za określone naruszenia obowiązków związanych z KSeF.

Jeżeli na fakturze wykazano VAT, kara może wynieść do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze.

Jeżeli faktura nie zawiera wykazanego VAT, kara może wynieść do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.

Nie oznacza to, że w każdym przypadku zostanie zastosowana kara maksymalna. Organ powinien uwzględniać okoliczności konkretnej sprawy.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy najważniejszy jest jednak jeden wniosek: 2026 rok powinien zostać wykorzystany do poprawienia procedur, zanim błędy w KSeF zaczną wiązać się z bezpośrednim ryzykiem finansowym.

Co firma powinna zrobić przed końcem 2026 roku?

1. Sprawdzić program do fakturowania i księgowości

Warto potwierdzić u dostawcy oprogramowania, że system:

• obsługuje strukturę FA(3),
• prawidłowo komunikuje się z KSeF,
• zapisuje numery KSeF,
• prawidłowo przekazuje dane potrzebne do JPK_VAT,
• obsługuje tryby offline i awaryjne.

Sama informacja, że „program ma integrację z KSeF”, nie zawsze jest wystarczająca.

2. Uporządkować obieg faktur zakupowych

KSeF zmienił nie tylko wystawianie faktur sprzedażowych.

Przedsiębiorca powinien ustalić również:

• kto pobiera faktury zakupowe z KSeF,
• kto je weryfikuje i zatwierdza,
• jak dokumenty trafiają do księgowości,
• kto odpowiada za ich opis merytoryczny,
• jak obsługiwane są dokumenty, które nadal mogą być otrzymywane poza KSeF.

KSeF nie zastępuje wewnętrznego obiegu dokumentów. Nadal potrzebna jest jasna procedura i podział odpowiedzialności.

3. Przećwiczyć tryb offline24 i procedury awaryjne

Przepisy przewidują kilka różnych sytuacji, w których faktura może zostać wystawiona bez natychmiastowego przesłania do KSeF.

Są to m.in.:

• tryb offline24,
• planowana niedostępność KSeF,
• awaria systemu,
• awaria całkowita.

Każdy z tych przypadków może wiązać się z innymi zasadami i terminami przesłania faktury do systemu.

Osoba odpowiedzialna za fakturowanie powinna więc wiedzieć nie tylko, że „można wystawić fakturę offline”, ale również w jakim trybie to zrobić, jak przekazać dokument nabywcy i kiedy fakturę trzeba później wysłać do KSeF.

4. Przygotować się do numeru KSeF przy płatnościach

Od 01.01.2027 r. przy określonych płatnościach między czynnymi podatnikami VAT trzeba będzie wskazywać numer KSeF albo – w przypadku płatności obejmującej większą liczbę faktur – identyfikator zbiorczy.

Dotyczy to również określonych płatności realizowanych z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

W firmach realizujących dużą liczbę przelewów warto już w 2026 roku sprawdzić:

• czy system ERP przekazuje numer KSeF do modułu płatności,
• czy bankowość elektroniczna umożliwia prawidłowe oznaczenie przelewu,
• kto odpowiada za weryfikację identyfikatora,
• jak obsługiwane będą płatności zbiorcze.

Przepisy nie przewidują odrębnej automatycznej kary 1 000 zł wyłącznie za brak numeru KSeF w tytule przelewu.

5. Sprawdzić, z jakich ułatwień firma korzysta jeszcze w 2026 roku

Szczególnej uwagi wymagają przedsiębiorcy:

• korzystający z limitu 10 000 zł,
• wystawiający paragony z NIP do 450 zł,
• korzystający z wyłączeń z obowiązkowego KSeF,
• często korzystający z trybów offline.

Jeżeli firma korzysta obecnie z któregoś z tych rozwiązań, 31.12.2026 r. powinien być traktowany jako konkretny termin wdrożeniowy, a nie tylko kolejna data w kalendarzu.

KSeF 2026 i 2027 – najczęstsze pytania

KSeF 2027 – nie warto czekać ze zmianami do stycznia

Po kilku miesiącach działania obowiązkowego KSeF widać już wyraźnie, że samo techniczne podłączenie firmy do systemu nie rozwiązuje wszystkich problemów.

Najwięcej trudności pojawia się na styku kilku procesów: wystawiania faktur, odbierania dokumentów zakupowych, księgowości, akceptacji kosztów i wykonywania płatności.

Dlatego przed końcem 2026 r. warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• kto odpowiada za wystawianie faktur w KSeF?
• kto odbiera faktury zakupowe?
• kto sprawdza dokumenty przed księgowaniem?
• co robimy, gdy KSeF jest niedostępny?
• kto pilnuje terminowego dosłania faktur wystawionych offline?
• jak obsługujemy korekty?
• jak od 2027 r. będziemy wykonywać płatności wymagające numeru KSeF?
• czy korzystamy jeszcze z któregoś z ułatwień obowiązujących tylko do końca 2026 r.?

Im wcześniej procedury zostaną przetestowane, tym mniejsze ryzyko, że początek 2027 roku będzie oznaczał konieczność wprowadzania zmian pod presją czasu.

Potrzebujesz pomocy z KSeF? Biuro rachunkowe Zielona Góra

W GRIMP pomagamy przedsiębiorcom z Zielonej Góry i regionu uporządkować procesy związane z KSeF.

Wspieramy zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i spółki – od bieżącej obsługi księgowej, przez organizację obiegu dokumentów, po przygotowanie procedur potrzebnych do prawidłowego funkcjonowania firmy w KSeF.

Jeżeli chcesz sprawdzić, czy proces KSeF w Twojej firmie jest prawidłowo przygotowany na koniec okresu przejściowego, skontaktuj się z nami.

GRIMP Sp. z o.o.
ul. Dąbrowskiego 25a
65-021 Zielona Góra
tel. +48 68 441 67 00 / +48 68 325 46 00
e-mail: biuro@grimp.pl
www.grimp.pl

Stan prawny na 31.08.2026 r. Przepisy i rozwiązania techniczne dotyczące KSeF są nadal rozwijane. Przed wdrożeniem konkretnych procedur warto każdorazowo zweryfikować aktualne regulacje oraz komunikaty Ministerstwa Finansów.