Samochód firmowy – najważniejsze informacje

Niemal każdy przedsiębiorca do prowadzenia swojej działalności potrzebuje samochodu. Część przedsiębiorców decyduje się na zakup samochodu firmowego, inni wolą w tym celu angażować prywatne środki transportu. Który scenariusz z punktu widzenia ekonomii jest bardziej opłacalny? Który owiany jest większą dawką formalności? Przed dokonaniem wyboru warto poznać plusy i minusy posiadania samochodu firmowego.

Samochód firmowy jako środek trwały

Auto firmowe zakupione i zarejestrowane na firmę może stanowić środek trwały firmy. Za takie środki uznaje się wszelkie składniki majątku firmy, o których można stwierdzić, że mają przewidywany okres użytkowania dłuższy niż rok i stanową własność bądź współwłasność podatnika, zostały nabyte we własnym zakresie, są zdatne do użytku i będą użytkowane zgodnie z potrzebami wynikającymi z prowadzenia działalności gospodarczej. Wszystkie środki trwałe muszą być oficjalnie wprowadzone do tzw. ewidencji środków trwałych (wpisu należy dokonać maksymalnie do miesiąca po przekazaniu środka trwałego do użytkowania). W wykazie ewidencji powinny znaleźć się takie pola jak: liczba porządkowa, data nabycia środka trwałego, data przyjęcia do używania, określenie dokumentu stwierdzającego nabycie, określenie środka trwałego bądź wartości niematerialnej i prawnej, symbol Klasyfikacji Środków Trwałych, wartość początkowa środka trwałego, stawka amortyzacyjna, kwota odpisu amortyzacyjnego za wskazany rok podatkowy, zaktualizowana wartość początkowa, zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych, wartość ewentualnego ulepszenia zwiększającego wartość początkową oraz data i przyczyna likwidacji lub zbycia środka trwałego.

Wartość początkowa samochodu firmowego

Kwestię oszacowania wartości początkowej samochodu uzależnia się od sposobu nabycia auta. Jeżeli samochód został kupiony na fakturę, za cenę początkową uznaje się koszt nabycia + koszty związane z nabyciem samochodu i wprowadzeniem go do obiegu w firmie (np. koszt rejestracji auta). Jeżeli cena rynkowa samochodu nie jest możliwa do ustalenia na podstawie faktury zakupu, za wartość początkową samochodu można przyjąć deklarację podatnika (uwzględniającą ceny rynkowe pojazdów o takich samych parametrach).
Jeżeli z kolei samochód nie został kupiony, a został firmie podarowany (darowizna, spadek), jego wartością początkową będzie wartość rynkowa samochodu na dzień nabycia. Wartość rynkową samochodu, należy wskazać biorąc pod uwagę realną sytuację na rynku oraz wartość samochodów takich samych jak ten nabyty.
Niezależnie od metody wskazania wartości początkowej samochodu, podatnik powinien dodatkowo naliczyć tzw. odpisy amortyzacyjne.

Amortyzacja samochodu osobowego w firmie

Samochody osobowe będące własnością firmy powinny być amortyzowane metodą liniową. W przypadku tej metody, podstawowa stawka amortyzacyjna dla aut osobowych wynosi 20%, natomiast okres amortyzacji to 5 lat. Jeżeli auto firmowe było wcześniej używane (przed wpisaniem go do KST co najmniej 6 miesięcy), możliwe jest dodatkowe podwyższenie stawek amortyzacyjnych o określone współczynniki. Warto podkreślić, że minimalny okres amortyzacji samochodów osobowych (jako środków transportu firmowego) wynosi 2,5 roku (30 miesięcy). Wynika z tego, że maksymalna wysokość rocznej stawki amortyzacyjnej w przypadku auta osobowego nie może przekroczyć 40 procent.

Samochody firmowe o wartości niższej niż 3500 zł

Podatnik, który zdecydował się na kupno (nabycie) samochodu o stosunkowo niskiej wartości początkowej, nieprzekraczającej 3500 zł, może amortyzować go na zasadach ogólnych, bądź też na zasadach amortyzacji jednorazowej. Jeszcze jedną opcją jest zaliczenie całości kosztów do kosztów podatkowych.

Samochody firmowe o wartości początkowej wyższej niż 20 000 EURO

Warto również nadmienić co w sytuacji, gdy wartość początkowa samochodu przekracza 20 tysięcy EURO. Do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć odpisów amortyzacyjnych, w kwocie przewyższającej równowartość 20 tysięcy euro, przeliczonych według bieżącego kursu NBP (tj. z dnia, kiedy przekazano samochód do używania). Podobnie rzecz ma się z ubezpieczeniem AC (autocasco) firmowego auta osobowego – tutaj limit to również 20 000 euro. W przypadku ubezpieczenia natomiast obowiązkowe OC można wliczyć do kosztów już w pełnej wysokości.

Kilometrówka – prywatny samochód w firmie

Istnieje również opcja korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych. Aby jednak wydatki ponoszone na rzecz auta prywatnego były finansowane z kasy firmy, konieczne jest prowadzenie tzw. kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdu. Jest to rozwiązanie wymagające skrupulatnego przestrzegania uzupełniania dokumentacji – kilometrówka musi być rozliczana co miesiąc, a wszystkie zliczane koszty będą wynikały wyłącznie z danych potwierdzonych w kilometrówce. Kilometrówka określa również realny maksymalny limit wydatków na paliwo. Limit ten to iloczyn stawki właściwej dla danej pojemności pojazdu na 1 km pokonanej trasy oraz faktycznej liczby pokonanych kilometrów. Limity te wynoszą:
• 0,5214 zł dla samochodów o pojemności silnika do 900 cm3
• 0,8358 zł dla samochodów o pojemności silnika powyżej 900 cm3
• 0,2302 zł dla motocykli
• 0,1382 zł dla motorowerów

Jeżeli podatnik korzysta z samochodu prywatnego jako auta firmowego, ale samochód ten nie figuruje w ewidencji środków trwałych lub nie jest użytkowany na podstawie umowy leasingowej, nie ma możliwości wpisania związanych z nim kosztów w koszty uzyskania przychodu.

Auto firmowe a podatek VAT

Utrzymanie samochodu firmowego wiąże się z koniecznością ponoszenia sporych kosztów. Część z nich można odliczyć od podatku VAT. Ile? To zależy od tego, do której grupy zaliczyć można użytkowany przez naszą firmę pojazd. Najogólniej pojazdy użytkowane w firmie (pod kątem odliczeń podatkowych) można podzielić na trzy grupy.
Pierwszą grupą są pojazdy, którym przysługuje 100% odliczenia od podatku – wymaga to jednak od podatnika udowodnienia, że samochód wykorzystywany był wyłącznie w celach służbowych.
Drugą grupą są pojazdy firmowe, które cechują się specjalnymi walorami konstrukcyjnymi, które automatycznie kwalifikują samochód do 100% odliczenia VAT-u (takie pojazdy wymagają dodatkowych badań technicznych).
Trzecia grupa to samochody służbowe używane również do celów innych niż tylko firmowe. W takim wypadku podatnikowi przysługuje prawo do odpisania 50% podatku.
Przedsiębiorca, który chce odliczyć aż 100% podatku VAT od wydatków, które związane są z użytkowaniem samochodu firmowego, nie tylko musi udokumentować służbowe użytkowanie samochodu, ale musi ponadto: zgłosić auto do Urzędu Skarbowego (specjalny druk VAT-26) i prowadzić kilometrówki dla celów VAT. Konieczne będzie również wprowadzenie w firmie ogólnych zasad użytkowania samochodu w firmie.