Biuro rachunkowe Grimp Zielona Góra

Potrzebujesz pomocy, wsparcia, porady?
Zgłoś się do nas!

Prowadzenie biura – koszty i odliczenia związane z nieruchomościami

prowadzenie biura - koszty i odliczenia związane z nieruchomościami

Prowadzenie działalności najczęściej związane jest również z użytkowaniem w tym celu lokalu. Choć firmę można zarejestrować na dowolny adres, najczęściej pod adresem rejestracji również wykonujemy swoją działalność. Jakie możliwości ma przedsiębiorca prowadzący działalność? Jakie nieruchomości może wynajmować? Jakie koszty uzyskania przychodu z tego tytułu może odpisać? Podpowiadamy!

Wynajem lokalu na biuro

Przedsiębiorca prowadzący działalność pod danym adresem musi dysponować odpowiednim dokumentem prawnym potwierdzającym jego tytuł do lokalu. Może być to umowa własności, użyczenia, najmu. Jeżeli podmiot, od którego wynajmujemy lokal również jest tzw. VAT-owcem, może wystawić nam fakturę VAT 23%, więc odliczenie podatku w całości nie będzie stanowiło problemu. Natomiast jeżeli wynajmujący nie może wystawić faktury VAT, może wystawić fakturę ZW – wówczas nie ma szans na odliczenie podatku.
Jeżeli faktura za lokal uwzględnia również koszty eksploatacyjne, nie będzie możliwości dodatkowego odliczenia, natomiast jeśli media i dodatkowe usługi są wystawione na przedsiębiorcę, który prowadzi pod tym adresem działalność, w oparciu o fakturę VAT na te usługi i media, może on odliczyć podatek.

Umowa użyczenia lokalu

Działalność gospodarczą można również prowadzić w lokalu użyczonym nam przez inny podmiot lub osobę prywatną. Wówczas z tym podmiotem należy zawrzeć umowę użyczenia lokalu. Podatnik, który w celu prowadzenia działalności gospodarczej wykorzystuje użyczony lokal (nieodpłatnie), uzyskuje przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Przychód ten zaliczany jest do przychodów z działalności gospodarczej. Są jednak wyjątki – jeżeli umowę zawarto z członkiem najbliższej rodziny, to nie ma konieczności wykazywania przychodu z nieodpłatnych świadczeń.
Zazwyczaj media i usługi doprowadzone do takiego lokalu i związane z nimi umowy zawarte są na właściciela lokalu. W jaki więc sposób osoba wynajmująca na zasadzie użyczenia lokal może odliczyć podatek, jeżeli fizycznie to nie ona opłaca rachunki? Niestety, jeśli faktura za usługi i media nie będzie wystawiona na osobę prowadzącą w niej działalność, odliczenie podatku nie będzie możliwe. W takiej sytuacji można zaksięgować wydatek w wartości brutto do KPiR na dowód wewnętrzny – należy do niego dodać kopię faktury oraz potwierdzenie zapłat. Aby to zadziałało, w umowie użyczenia lokalu musi figurować zapis, że to podmiot prowadzący działalność w lokalu użytkowym uiszcza opłaty eksploatacyjne.

Działalność gospodarcza we własnym mieszkaniu

Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu stało się ostatnio szczególnie modne – wynika to z faktu, że coraz większa liczba biznesów prowadzona jest on-line i nie ma potrzeby podnajmowania osobnego biura. Co w sytuacji, jeśli pracujemy z własnego domu? Jakie obowiązki musimy spełniać i jakie profity możemy z tego tytułu czerpać?
Przede wszystkim – należy sprawdzić, czy w lokalu można prowadzić działalność – jeśli podatnik zamieszkuje w mieszkaniu, należy złożyć odpowiedni wniosek do wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni mieszkaniowej. W drugim kroku należy zgłosić sposób użytkowania lokalu (całości lub części) do starostwa powiatowego – dzięki temu przedsiębiorca dowie się, czy trzeba będzie zmieniać przeznaczenie lokalu, co może się wiązać z dodatkowymi obowiązkami (zmianą treści umów, przeniesienia części umów, uzyskaniem zgód itp.). Do wniosku kierowanego do starostwa należy dołączyć opis i rysunek techniczny budynku oraz lokalu mieszkalnego, który zawiera charakterystykę nieruchomości, dane technologiczne, dane techniczno-użytkowe, wielkość i rodzaj obciążeń. Ponadto załączyć należy opis i rysunek przedstawiający lokalizację budynku oraz sąsiadujących obiektów budowlanych, oświadczenie stanowiące, że przedsiębiorca ma prawo dysponować nieruchomością na cele budowlane, pozwolenia i uzgodnienia stosowne do planowanej przez przedsiębiorcę działalności.
Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu również wymaga wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Jakie wydatki można odliczyć?

Przedsiębiorca pracujący w domu może odliczyć część wydatków na czynsz i opłaty eksploatacyjne – w zależności od tego, czy wykorzystuje całość lokalu na prowadzenie działalności czy tylko część – jeśli część, należy obliczyć udział procentowy tej części. Spośród wydatków, takich jak ogrzewanie, woda, ścieki, gaz – przedsiębiorca również może zaliczyć je do kosztów, jednak pod warunkiem, że rzeczywiście związane są z prowadzoną działalnością. W tym celu najlepiej w pomieszczeniach, w których prowadzona jest działalność, zamontować specjalne podzielniki i liczniki (choć nie jest to konieczne, można wykorzystać do tego współczynnik powierzchniowy, podobnie jak przy czynszu).

Działalność w wynajmowanym mieszkaniu

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność w wynajmowanym lokalu i dysponuje odpowiednio skonstruowaną umową najmu, z której wynika, że może być w owym lokalu prowadzona działalność gospodarcza, podatnik może liczyć na pewne możliwości odliczenia. Zasady są podobne jak przy działalności we własnym mieszkaniu – również trzeba zgłosić odpowiednie wnioski do Starostwa, zarejestrować firmę z adresem tego lokalu w CEIDG, jak również poinformować odpowiednie jednostki administracyjne. Wynajem lokalu na cele mieszkaniowe podlega zwolnieniu z VAT (na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT). Natomiast wynajem mieszkania na cele działalności, co do zasady należy opodatkować stawką 23% VAT.

Wirtualne biuro

Jeszcze inną opcją jest prowadzenie działalności w oparciu o usługę tzw. wirtualnego biura. Tak naprawdę przedsiębiorca pracuje skąd chce, a adresem jego firmy i miejscem na które przychodzi korespondencja jest adres usługodawcy, który oferuje tzw. wirtualne biuro. Wówczas przedsiębiorca ponosi minimalne koszty – płaci tylko za usługę wirtualnego biura – zasadniczym minusem jest jednak brak biura, więc nie można odliczać żadnych kosztów.

Biuro Rachunkowe GRIMP oferuje usługę Wirtualnego Biura już od 99 zł za miesiąc. Chcesz wiedzieć więcej? Zajrzyj TUTAJ!